Ten przewodnik wyjaśnia, jak zarządzać widokiem Dokumenty w Pagero Online. Dowiesz się z niego, jak nawigować pośród i wyszukiwać wysłane i odebrane dokumenty, a także nauczysz się, co robić gdy pojawią się błędy.
Table of Contents
- Wyświetlanie widoku Dokumenty
- Nawigacja
- Odebrane/Wysłane dokumenty
- W trakcie
- Errors (Handle documents with errors)
1. Wyświetlanie widoku Dokumenty
Widok Dokumenty dostępny jest w górnym menu po zalogowaniu do Pagero Online, a także w sekcji Skróty w dolnej lewej części Strony głównej.
2. Nawigacja
Po przejściu do widoku Dokumenty zobaczysz cztery dostępne sekcje. Możesz przełączać się pomiędzy nimi za pomocą dodatkowego menu u góry strony.
- Odebrane wyświetla dokumenty przesłane tobie.
- Wysłane pokazuje dokumenty przesłane przez ciebie.
- W trakcie zawiera listę wszystkich dokumentów w trakcie przetwarzania, przesyłania lub wymagające działanie ze strony wsparcia technicznego.
- Błędy to te dokumenty, którym nie udało się dotrzeć do wybranego odbiorcy. Zobaczysz przy nich wiadomość o powodzie błędu i będziesz mieć możliwość usunięcia lub przesłania dokumentu ponownie.
3. Odebrane/wysłane dokumenty
W sekcjach Odebrane i Wysłane znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały z powodzeniem otrzymane lub przekazane przez twoją firmę.
Interfejs
Każdy z dostępnych tu dokumentów zawiera następujące informacje:- Numer dokumentu
- Typ dokumentu
- Nazwa firmy nadawcy/odbiorcy
- Status biznesowy: wyświetli się on tylko wtedy, gdy firmy wymieniają aktualizacje statusu. Możliwe statusy to Wprowadzono/Acknowledge, Przetwarzanie/In process, Odrzucono/Rejected, Zaakceptowano/Approved oraz Zapłacono/Paid. W razie braku dostępnego statusu pojawi się komunikat Brak statusu/No status.
- Data utworzenia
- Sposób przesłania: Elektronicznie/Electronic lub Email.
- Tryb wysyłki: Produkcja (Prod), Certyfikacja (Cert) lub Test (Test). Więcej informacji o trybach wysyłki znajdziesz tutaj (punkt 11.).
Szczegóły dokumentu
Kliknięcie któregokolwiek z dokumentów na liście spowoduje pojawienie się nowego panelu po prawej stronie, który zawiera dodatkowe informacje.
- Szczegóły/Details: wyświetla te same informacje co na liście, a także dodatkowe pola takie jak suma, kwota netto i VAT oraz data płatności.
- Odnośniki/References: jeśli faktura otrzyma odpowiedź aplikacji lub dostępny jest inny dokument, który się do niej odnosi, pojawią się one w tym miejscu.
- Pliki i załączniki/Files & attachments: tu możesz pobrać dokument elektroniczny, jego prezentacje PDF i wszystkie dostępne załączniki.
Filtry
Nad listą dokumentów znajdują się opcje filtrowania, które pomagają w odnalezieniu potrzebnego dokumentu. Są to:
- Pole wyszukiwania: wpisz numer dokumentu lub nazwę firmy, by odnaleźć konkretną fakturę lub wyświetlić wszystkie faktury danej firmy.
- Typ dokumentu: rozwijane menu do wyświetlania tylko dokumentów konkretnego typu (np. Faktura/Invoice, Zamówienie/Order, Przypomnienie o płatności/Payment reminder, itp.)
-
Więcej filtrów/More filters: w razie potrzeby pod tym przyciskiem dostępne są kolejne opcje wyszukiwania i filtry. Możesz nim też ukryć te filtry, które nie są ci już potrzebne. Pamiętaj, że ukrycie filtrów nie spowoduje usunięcia wprowadzonych w nich wartości, warto więc usunąć je przed ukryciem dodatkowych pól.
- Numer dokumentu odniesienia/Referenced document number: niektóre typy dokumentów, takie jak noty kredytowe lub odpowiedzi aplikacji, zawierają numer faktury, do której się odnoszą. Za pomocą pola wyszukiwania możesz odnaleźć także te dokumenty po numerze oryginalnej faktury.
- Tryb wysyłki
- Daty możesz wybrać zakres czasu, z którego dokumenty chcesz zobaczyć. Utworzono/Created to data wprowadzenia dokumentu do Pagero Online, a Data wystawienia/Issue date to data zawarta na fakturze.
4. W trakcie
Widok W trakcie/In Progress pozwala ci zobaczyć wszystkie dokumenty, które czekają na przetworzenie i dostarczenie do odbiorcy. Zwykle pozostają tu one przez krótki czas.
Interfejs
Dokumenty dostępne w tym widoku posiadają następujące informacje:
- Numer dokumentu
- Typ dokumentu
- Nazwa firmy odbiorcy
- Data utworzenia
-
Status
- Przetwarzanie/Processing: dokument jest w trakcie transformacji do formatu odbiorcy.
- Wysyłanie/Sending: dokument został przetworzony i wkrótce zostanie przesłany do odbiorcy.
- Oczekuje na interakcję/Awaiting interaction: ten status pojawia się, kiedy dokument został przesłany ponownie i konieczne jest ponowne dodanie załączników przed jego przetworzeniem.
- Rozwiązywany przez wsparcie techniczne/Being handled by Support: dokument natrafił na błędy podczas przetwarzania lub dostarczania i zostanie ręcznie sprawdzony przez nasz zespół wsparcia technicznego. Następnie zależnie od sytuacji zostanie przeniesiony do Wysłanych lub Dokumentów z błędami.
- Tryb wysyłki: Produkcja (Prod), Certyfikacja (Cert) lub Test (Test). Więcej informacji o trybach wysyłki znajdziesz tutaj (punkt 11.).
Szczegóły dokumentu
Kliknięcie któregokolwiek z dokumentów na liście spowoduje pojawienie się nowego panelu po prawej stronie, który zawiera dodatkowe informacje.
- Szczegóły/Details: wyświetla te same informacje co na liście, a także dodatkowe pola takie jak daty dokumentu, suma oraz użytkownik przesyłający.
- Załączniki/Attachments: jeśli status dokumentu to Oczekuje/Awaiting, musisz dodać jego załączniki, by przetwarzanie mogło się rozpocząć. Po wybraniu pliku, kliknij Dodaj załącznik/Add Attachment, a następnie Wyślij/Send.
-
Akcje dla dokumentu/Document actions: u dołu widoku Szczegółów/Details znajdują się przyciski Usuń/Delete oraz Prześlij ponownie/Resend.
- Prześlij ponownie: restartuje etap przetwarzania. Może pomóc w sytuacji, gdy dokument za długo przebywa w statusie Wysyłanie/Sending. Jeśli nie masz pewności, czy to wystarczy, prześlij nam zgłoszenie za pomocą przycisku Prześlij zgłoszenie w górnym menu Centrum Wsparcia.
- Usuń/Delete: jeśli zawartość twojego dokumentu okaże się niepoprawna, możesz usunąć go, by nie został przesłany odbiorcy, ale tylko jeśli znajduje się on nadal w sekcji W trakcie/In progress. Dokument w sekcji Wysłane/Send nie może już zostać usunięty.
Filtry
Nad listą dokumentów znajdują się opcje filtrowania, które pomagają w odnalezieniu potrzebnego dokumentu. Są to:
- Pole wyszukiwania: pozwala ci wpisać numer dokumentu, by wyszukać konkretną fakturę.
- Pokaż tylko dokumenty wymagające działania/Only show documents that require interaction: zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wyszukiwanie wyświetli tylko dokumenty ze statusem Oczekujące/Awaiting.
5. Błędy (Zarządzaj dokumentami z błędami)
W tym widoku możesz sprawdzić wszystkie dokumenty, które zostały zatrzymane z powodu błędu na etapie przetwarzania lub wysyłania/dostarczania. Możesz tu także usunąć takie dokumenty lub w niektórych przypadkach edytować niepoprawne wartości i przesłać dokument ponownie.
Interfejs
Dokumenty dostępne w tym widoku posiadają następujące informacje:
- Numer dokumentu
- Typ dokumentu
- Nazwa firmy odbiorcy
- Data utworzenia
- Tryb wysyłki: Produkcja (Prod), Certyfikacja (Cert) lub Test (Test). Więcej informacji o trybach wysyłki znajdziesz tutaj (punkt 11.).
Szczegóły dokumentu
Kliknięcie któregokolwiek z dokumentów na liście spowoduje pojawienie się nowego panelu po prawej stronie, który zawiera dodatkowe informacje.
-
- Szczegóły/Details: wyświetla te same informacje co na liście, a także dodatkowe pola takie jak status, suma, daty i użytkownik, który utworzył dokument. Możesz także kliknąć na strzałkę w dół obok statusu dokumentu, by rozwinąć pole tekstowe i przeczytać wiadomość o błędzie.
- Pliki/Files: możesz tu pobrać elektroniczny dokument oraz jego prezentację PDF.
- Rozwiąż problemy/Handle errors: niektóre typy błędów możesz poprawić bezpośrednio tutaj, bez konieczności tworzenia całego dokumentu od nowa. Opcja ta dostępna jest tylko jeśli w szczegółach dokumentu pojawi się opcja Rozwiąż problemy. Wyświetli się wtedy niepoprawna podana wartość i pojawi się możliwość wpisania poprawnej wartości w pole tekstowe. Następnie Prześlij ponownie/Resend dokument.
-
Akcje dla dokumentu/Document actions: u dołu widoku Szczegółów/Details znajdują się przyciski Usuń/Delete oraz Prześlij ponownie/Resend.
-
Prześlij ponownie: restartuje etap przetwarzania. Może pomóc w sytuacji, gdy dokument został zatrzymany z powodów niezależnych od jego zawartości.
- Na przykład dokument został zatrzymany, bo jego odbiorca nie znajduje się w twoim katalogu klientów. Możesz wtedy dodać tam odbiorcę, a następnie ponownie przesłać dokument. Jeśli nie masz pewności, czy to wystarczy, przed przesłaniem ponownie dokumentu prześlij nam zgłoszenie za pomocą przycisku Prześlij zgłoszenie w górnym menu Centrum Wsparcia.
- Usuń/Delete: jeśli dokumentu nie da się poprawić bezpośrednio w tym widoku, usuń go, a następnie prześlij nam poprawioną wersję. Zalecamy najpierw usunąć dokument, by uniknąć błędów informujących o duplikacie już zarejestrowanego dokumentu.
-
Prześlij ponownie: restartuje etap przetwarzania. Może pomóc w sytuacji, gdy dokument został zatrzymany z powodów niezależnych od jego zawartości.