Dystrybucja za pośrednictwem wiadomości e-mail to alternatywna metoda dostarczania dokumentów, ponieważ wiele firm nie zautomatyzowało jeszcze swojego przepływu dokumentów.
Opcjami dystrybucji e-mailowej możesz zarządzać w widoku Dystrybucja/Distribution. Widoczni tu będą klienci, którzy chcą wymieniać faktury za pośrednictwem wiadomości elektronicznej. Poniższy przewodnik zawiera instrukcje dotyczące dodawania i usuwania klientów z tego widoku indywidualnie lub za pośrednictwem zaimportowanej listy. Wyjaśnione są tu także dodatkowe funkcje.
Spis treści
1. Dystrybucja e-mail
Przed przesłaniem dokumentu koniecznie upewnij się, że opcja dystrybucji e-mailowej jest włączona dla twojej firmy w Pagero Online. By to sprawdzić, zaloguj się do platformy i przejdź do widoku Dystrybucja - Ustawienia - Ustawienia ogólne, i sprawdź, czy opcja Aktywuj dystrybucję e-mail jest włączona. Bez niej twoje dokumenty nie dotrą do klientów. Poniżej omówimy natomiast opcję Wyślij na adres e-mail w dokumencie/Send to email address in document.
Istnieją dwa sposoby przesyłania dokumentów poprzez e-mail.
Prześlij na adres e-mail w dokumencie/Send to email address in document: Włączenie tej opcji spowoduje, że system Pagero przeszuka dokument, by znaleźć adres e-mail odbiorcy. Nie musisz wtedy osobno dodawać odbiorców do swojej listy dystrybucji e-mailowej.
Korzystanie z katalogu odbiorców do przesyłania dokumentów: Druga opcja to przesyłanie dokumentów e-mailowo do klientów za pomocą katalogu odbiorców w Pagero Online. Działanie to jest bardzo podobne do normalnej przesyłki dokumentów, gdzie numer klienta w dokumencie łączony jest z jego adresem e-mail w twoim katalogu klientów. Można wprowadzić takie połączenia zarówno pojedynczo, jak i za pomocą zaimportowanej listy.
Przejdź do widoku Dystrybucja - Odbiorcy. Zobaczysz tutaj listę adresów e-mail zawierającą wszystkich twoich obecnych odbiorów e-mail oraz opcję dodania nowych. Możesz także szybko wyszukać konkretnego odbiorcę za pomocą pola wyszukiwania u góry strony.
Ręczne dodawanie odbiorcy
Kliknij przycisk Dodaj odbiorcę/Add Recipient. Otwarte zostanie nowe okno, gdzie możesz wpisać dane potrzebne dla twojego nowego odbiorcy. Wymagane pola oznaczone są czerwoną gwiazdką (*).
- Numer klienta/Customer number - Używany do połączenia dokumentu z odpowiednim odbiorcą. Powinien zatem znajdować się w twoim dokumencie.
- Email - Tu wprowadź adres e-mail, na który dokument ma zostać przesłany.
- CC - Tu możesz umieścić dodatkowe adresy, na które dokument zostanie przesłany w trybie CC (Carbon Copy).
- Typ dokumentu/Document type - To ustawienie określa, jaki typ dokumentu będzie wysyłany - wybierz Faktura/Invoice dla dowolnego typu faktury (np. debetowej lub kredytowej).
- Menu Zaawansowane/Advanced pozwala ci dodatkowo wybrać format dokumentu wysyłanego na adres elektroniczny. Domyślny format to PDF. Ta opcja jest dostępna po wykupieniu usługi Dystybucja e-mailowa - zaawansowana/Email Distribution Advanced.
Po dodaniu wszystkich wymaganych informacji kliknij Dodaj odbiorcę/Add recipient, by zapisać nowego odbiorcę na swojej liście e-mailowej. Później możesz go szybko edytować, klikając wybranego odbiorcę na swojej liście. Wyświetli się wtedy po prawej stronie takie same menu jak przy dodawaniu. Będzie również wtedy dostępny przycisk Usuń/Delete.
Dodaj odbiorców za pomocą listy w pliku Excel
Jeśli posiadasz wykupioną licencję na usługę Dystrybucja e-mail - zaawansowana, możesz zamiast ręcznego dodawania przesłać gotową listę klientów. Kliknij opcję Importuj listę odbiorców/Import Recipient List, a otworzy się nowe okno,
Taka lista musi posiadać określoną strukturę w formacie Excel, dlatego zalecamy skorzystanie najpierw z przycisku Pobierz przykładowy plik/Download Sample file i zapoznanie się z nim w celu właściwego przygotowania pliku.
Plik ten można wykorzystać jako szablon do stworzenia własnej listy. Pamiętaj o usunięciu z pliku wszystkich komentarzy (są poprzedzone kratką - #) przed przesłaniem pliku do systemu. Kiedy już przygotujesz swój plik, wybierz również odpowiedni typ dokumentu dla odbiorcy. Każdy plik może mieć tylko jeden typ dokumentu, więc jeśli twoi odbiorcy wymagają różnych typów, muszą znaleźć się na osobnych listach do importu.
Kliknij Wybierz plik/Choose file. Odnajdź plik na dysku swojego komputera i wybierz go. Następnie kliknij przycisk Importuj/Import, a zawartość pliku zostanie wprowadzona na listę e-mail. Nowych odbiorców zobaczysz już po chwili.
Ustawienia e-mail
Ten dział opisuje dostępne ustawienia usługi e-mail Można dzięki nim ustalić, jak będą wyglądały same wiadomości, np. ich temat i adres e-mail wysyłającego. Aby zobaczyć ustawienia, kliknij zakładkę Ustawienia/Settings u góry strony.
Ustawienia ogólne
Te ustawienia służą do aktywacji różnych typów dystrybucji e-mail. Dokumenty mogą być dzięki nim wysyłane do odbiorców w wiadomości mailowej za pośrednictwem listy odbiorców lub także poprzez wyszukanie adresu e-mail odbiorcy w samym dokumencie.
- Aktywuj dystrybucję e-mail/Activate email distribution to główna opcja umożliwiająca firmie przesyłanie dokumentów poprzez wiadomość e-mail do odbiorców w jej katalogu.
- Wyślij na adres e-mail w dokumencie/Send to email address in document to dodatkowa opcja przesyłania pliku na adres e-mail zawarty w samym dokumencie.
2. Dystrybucja e-mail (poprzedni interfejs)
Zanim zaczniesz przesyłać dokumenty, upewnij się, że dystrybucja e-mail jest włączona dla konta twojej firmy w Pagero Online. Możesz to sprawdzić przechodząc do widoku Ustawienia - Ustawienia - Ustawienia firmy - Dystrybucja e-mail/Settings - Settings - Company settings - E-mail Distribution i upewniając się, że opcja Dystrybucja e-mail/E-mail distribution jest aktywna. Bez niej dokumenty nie dotrą do odbiorcy. Poniżej natomiast opisana jest druga opcja przesyłania dokumentów, Wyślij na adres e-mail w dokumencie/Send to email address in document.
Istnieją dwa sposoby wysyłania dokumentów na adres e-mail.
Wyślij na adres e-mail w dokumencie/Send to email address in document: Włączenie tej opcji spowoduje, że system Pagero poszuka adresu e-mail odbiorcy w przesyłanym dokumencie. Nie musisz wtedy osobno dodawać odbiorców do swojej listy dystrybucji e-mail.
Korzystanie z katalogu odbiorców e-mail do przesyłania dokumentów/Using email recipients directory to send documents: Druga opcja to korzystanie do przesyłania wiadomości e-mail z katalogu odbiorców w Pagero Online. Dokumenty przesyłane są tak jak te całkowicie elektroniczne, poprzez odnajdywanie odbiorcy za pomocą jego numeru klienta i łączenie go z adresem e-mail w katalogu klienta. Katalog ten może być uzupełniany albo pojedynczo, albo poprzez zaimportowanie listy odbiorców wraz z ich adresami e-mail. Aktualnych odbiorców wiadomości e-mail zobaczysz, przechodząc do widoku Katalog klientów - Dystrybucja e-mail/Customer Directory - E-mail distribution.
Dodaj odbiorcę ręcznie
Przejdź do widoku Katalog klientów - Dystrybucja e-mail/Customer Directory - E-mail distribution i wybierz Dodaj adres e-mail/Add email address.
- Numer klienta/Customer number - Ten numer będzie służył do odnalezienia poprawnego odbiorcy. Powinien zatem znajdować się także na przesłanym dokumencie.
- E-mail - Tu wprowadź adres e-mail, na który wysyłane będą dokumenty.
- CC (Carbon Copy) - Tutaj możesz dodać adresy, na które dokument zostanie przesłany dodatkowo.
Po kliknięciu przycisku Zapisz/Save zobaczysz numer klienta i jego adres e-mail na swojej liście. Tam możesz je edytować lub usunąć.
Dodaj odbiorców przez listę Excel
Przy dodawaniu lub edytowaniu większej ilośći odbiorców łatwiejszym rozwiązaniem jest przesłanie listy z danymi klientów w pliku Excel. Można to zrobić przechodząc do widoku Katalog klientów - Dystrybucja e-mail - Importuj adresy e-mail/Customer Directory - E-Mail distribution - Import email addresses.
Kliknięcie przycisku Pomoc/Help otworzy nowe okno z instrukcją oraz przykładowym plikiem, który możesz wykorzystać do stworzenia swojje listy klientów. Kliknij link exampleFileXlsx, aby pobrać taki plik.
Lista składa się z kolumn na numer klienta oraz adres e-mail odbiorcy. Przed przesłaniem pliku do Pagero Online należy usunąć z niego kolumnę C i zapisać zmiany.
Kiedy lista będzie już gotowa, wróć do widoku Dystrybucja e-mail/E-mail distribution i wybierz opcję Importuj adresy e-mail/Import e-mail addresses. Za pomocą przycisku Wybierz plik/Choose file wskaż potrzebny plik na dysku swojego komputera i kliknij Prześlij plik/Upload file. Jeśli plik okaże się zawierać błędy, system wyświetli ostrzeżenie. Jeśli nie, lista zostanie dodana.
3. Dystrybucja e-mail - zaawansowana
Usługa dystrybucji e-mail w wersji zaawansowanej to osobna opcja pozwalająca na przesyłanie e-dokumentów na e-mail partnerów handlowych. Jest to możliwość szczególnie przydatna, jeśli współpracujesz z partnerami biznesowymi, którzy nie dokonali jeszcze cyfryzacji swojego przepływu dokumentów. Podstawowa dystrybucja e-mail zezwala jedynie na przesyłanie plików PDF, które nie są uznawane za dokumenty elektroniczne, jako że nie mają ustandaryzowanego formatu i ustrukturyzowanych danych, które można by przesłać elektronicznie pomiędzy systemami.
Dzięki zaawansowanej wersji dystrybucji e-mail możesz:
- Wybrać jeden ustrukturyzowany format (z szerokiej gamy dostępnych formatów publicznych) dla każdego typu dokumentu, gdzie wszystkie transakcje przekazywane w formie wiadomości e-mail dostarczane będą w tym wybranym formacie.
- Wybrać jeden format dla dokumentu oraz dla konkretnego odbiorcy, dzięki czemu spełnione mogą zostać także indywidualne wymagania posiadanych partnerów biznesowych twojej firmy.
- Zmienić domyślny początek adresu e-mail wyświetlanego jako nadawcy i inne ustawienia wysyłania.
Ustawienia wysyłania
Kliknij zakładkę Wysyłanie/Sending, aby zobaczyć dodatkowe ustawienia dotyczące przesyłania dokumentów na adres e-mail. Aby edytować te ustawienia, konieczne jest posiadanie usługi zaawansowanej dystrybucji e-mail.
- Prefiks adresu e-mail nadawcy/Sender email prefix - Tutaj możesz dodać unikalny tekst, który będzie częścią wyświetlanego adresu nadawcy. Ze względów ochrony domeny pozostanie ona zawsze w formie @pageroonline.com
- Odpowiedź na adres/Reply to address - To ustawienie określa, gdzie trafi odpowiedź przesłana na twoją wiadomość. Opcja ta przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy chcesz, by odpowiedzi trafiały na adres inny niż wysyłający.
- Konfiguracja według dokumentu - Zarządza konfiguracją zależną od dokumentu/Document specific configuration - Manage document specific configuration - Tu wybierzesz domyślne ustawienia dla każdego typu dokumentu. W dziale Format możesz zdecydować, jaki format pliku będzie wykorzystywany jako domyślny dla każdego z wymienionych typów.
Pamiętaj, że usługa zaawansowanej dystrybucji e-mail wiąże się z dodatkowym kosztem. Szczegóły znajdziesz w naszym Sklepie Pagero.