Invoice audit - Audyt faktur

• Status audytu/Audit status:  Używany do sortowania twoich faktur. Może to być Nowa/New dla nowych faktur, W analizie/Investigating dla wymagających dodatkowych kroków przed zapłaceniem, Kosz/Bin dla faktur, którymi nie chcesz się już zajmować oraz Skrzynka/Inbox dla pozostałych.
• Data płatności/Due date: Ostatni termin do opłacenia faktury.
• Dostawca/Supplier: Dostawca towarów i usług.
• Data faktury/Invoice date: Kiedy faktura została wystawiona.
• Sprawdzenie/Review: Do użytku dla firmy, by oznaczyć, czy faktura jest OK, czy są Uwagi/With remarks.
• Walidacja/Validation: Pokazuje, czy faktura przeszła walidacje skonfigurowane w dziale Ustawienia. W zależności od typu problemów walidacyjnych, może także być niepieniężny/non-monetary lub pieniężny/monetary.
• Status biznesowy/Business status: To status służący do ukazywania aktualizacji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Przykładowe statusy biznesowe to: Otrzymano/Acknowledge, Przetwarzanie/In process, Odrzucono/Rejected, Zaakceptowano/Approved lub Zapłacono/Paid. Jeśli status nie został wybrany, pojawi się Brak statusu/No status.
• Nr klienta/Customer no
• Dostarczenie/Delivery: Wyświetla, czy faktura Oczekuje/On hold na audyt, czy też została już przesłana do twojego systemu ERP. Ta funkcja wymaga dedykowanej integracji z twoim systemem ERP.
• Data utworzenia/Created Time: To data i czas, kiedy faktura dotarła do Pagero Online
• Tryb wysyłki/Send mode: Produkcja, Certyfikacja lub Test. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
• Ikona przypisania/Assign Icon: W ostatniej kolumnie znajdziesz informację o tym, który użytkownik twojej firmy został przypisany do obsługi danej faktury.

Kliknięcie któregokolwiek z dokumentów na liście spowoduje otwarcie nowego panelu po prawej, który wyświetli o nim dodatkowe informacje.

• Szczegóły/Details: tu dostępne są informacje z głównego widoku oraz dodatkowe, takie jak sumy faktur i Szczegóły odchyleń/Deviation details. Możesz tutaj także wykonać dodatkowe akcje, takie jak Sprawdź i przypisz/Review & assign, Waliduj ponownie/Re-validate, modyfikacja Dostarczenia/Delivery lub Statusu biznesowego/Business status. To tutaj wyświetlą się także załączniki oraz Historia audytu faktur/Invoice Audit history. 

Po kliknięciu opcji Więcej szczegółów/More details w Szczegółach odchyleń/Deviation details pojawi się nowe okno z wynikami walidacji.

Kliknięcie w Status audytu/Audit status pozwoli na wybranie pomiędzy wewnętrznymi statusami, które pomagają zorganizować twoją pracę.

Menu Przydziel/Select assignee wyświetla listę osób w twoim zespole, którym możesz przydzielić zadanie zajęcia się fakturą.

Status biznesowy/Business status to menu pozwalające na komunikację z dostawcami za pomocą statusu i przesłania wiadomości na adres e-mail wpisany w polu Wyślij do/Send to.

Pole Dostarcz do ERP/Deliver to ERP umożliwia natomiast przesłanie danej faktury do twojego systemu ERP, o ile została skonfigurowana jego integracja z Pagero Online.

Funkcja Waliduj ponownie/Re-validate to sposób na ponowne ręczne zastosowanie wszystkich dostępnych walidacji do wybranej faktury. Przydaje się szczególnie po zmianie ustawień walidacji.

Nad listą dokumentów znajdują się filtry pomagające w odnalezieniu poszukiwanego dokumentu. Dostępne są:

1. Pole wyszukiwania: możesz tu wpisać numer dokumentu albo nazwę nadawcy lub odbiorcy, co wyświetli konkretną fakturę lub wszystkie faktury związane z daną firmą. 
2. Status audytu/Audit status: to menu pozwalające na wyświetlenie tylko dokumentów o wybranym statusie.
3. Przycisk eksportu pozwala na wyeksportowanie wszystkich informacji dotyczących wyświetlonych na liście dokumentów. Po jego kliknięciu pojawi się dodatkowe okno pozwalające na wybór typu pliku oraz nadanie mu nazwy.
4. Ikona ustawień wyglądu udostępnia menu, gdzie możesz wybrać, jakie kolumny wyświetlane są w Skrzynce odborczej.

   

5. Kliknięcie opcji Wszystkie filtry/All filters wyświetli natomiast listę dodatkowych możliwości po prawej stronie widoku.

   

Tu możesz zarządzać podstawowym funkcjonowaniem Audytu faktur

• Generalne ustawienia audytu otwierają się w osobnym oknie i pozwalają na zdecydowanie o akceptacji faktur i warunkach ich dotyczących. Każde z ustawień można włączyć i wyłączyć za pomocą suwaków po prawej stronie.
• Menu Wybrani dostawcy/Selected suppliers pozwala wybrać dostawców faktur wyświetlanych w Skrzynce odbiorczej. 
• Powiadomienia/Notifications to zakładka służąca do konfiguracji powiadomień generowanych przez ten dział.

Tu znajdują się cztery podstawowe ustawienia służące do sprawdzania najczęstszych błędów, takich jak duplikaty faktur i nieprawidłowe sumy.

Tu znajdują się ustawienia dotyczące walidacji porównywania cen produktu z ostatnimi znanymi cenami lub listami cen wprowadzonymi ręcznie dla każdego z dostawców.

• Ustawenie walidacji/Validation Setting zawiera wszystkie możliwe do aktywacji walidacje cen.
• Wybrani dostawcy/Selected Suppliers to miejsce, gdzie możesz wybrać, których dostawców dotyczyć będą walidacje cen.
• Lista cen produktów/Article Price list udostępnia możliwość przesłania list produktów. Ta opcja jest aktualnie w trakcie wprowadzania.

• Pole wyszukiwania/Search bar służy do wprowadzenia numeru faktury, którą chcesz odnaleźć.
• Opcja Pokazuj tylko dokumenty wymagające działania/Only show documents that require interaction oznacza, że wyświetlone zostaną tylko takie dokumenty, które czekają na działanie użytkownika.

Ta funkcja jest obecnie w przygotowaniu. Jej opis pojawi się w przewodniku wkrótce!