Ten przewodnik opisuje w jaki sposób ręcznie utworzyć fakturę w Pagero Online i przesłać ją klientowi. Opcja ta dostępna jest pod przyciskiem Utwórz dokument/Create document w górnym menu. Odnośnik do niej znajduje się też w dziale ze skrótami w lewej dolnej części strony głównej.
Spis treści
1. Utwórz fakturę
Za pomocą opcji Utwórz dokument/Create document możesz utworzyć zarówno nową fakturę, jak i fakturę na podstawie wzoru, a następnie przesłać ją klientowi. Po utworzeniu faktury możesz zapisać ją jako kolejny wzór i wykorzystać ponownie.
W zapisanym wzorze możesz zmienić tylko te dane, które różną się w aktualnej fakturze, nie musisz natomiast wprowadzać wszystkiego od nowa. Wzór przypisany jest to konkretnego odbiorcy.
Aby skorzystać ze wzoru, zaznacz jeden z zapisanych wzorów na liście i kliknij Utwórz fakturę ze wzoru/Create invoice from template.
Aby utworzyć nową fakturę, musisz najpierw wybrać odbiorcę i typ faktury. Skorzystaj w tym celu z rozwijanego menu. Jeśli nie widzisz na liście potrzebnego odbiorcy, oznacza to, że musisz uprzednio dodać go do swojego katalogu klientów.
Zobaczysz teraz różne pola dostępne w twojej fakturze. Niektóre z nich zostaną automatycznie wypełnione na podstawie informacji w systemie, w pozostałych dodasz informacje ręcznie.
Wymagane pola oznaczone są czerwoną gwiazdką, taką jak w przykładzie poniżej. Muszą one zostać wypełnione, by fakturę dało się zapisać lub wysłać.
Pola bez czerwonej gwiazdki są opcjonalne, jednak niektórzy odbiorcy mogą mieć co do nich indywidualne wymagania.
W kolumnie po prawej stronie zobaczysz podsumowanie faktury. Będzie ono aktualizować się w trakcie wypełniania.
Szczegóły odbiorcy
Szczegóły odbiorcy zostaną wypełnione automatycznie na podstawie informacji zawartych w katalogu klientów. Niektóre z nich możesz edytować za pomocą opcji Edytuj/Edit przy danym polu.
Pamiętaj, że edytowane pola będą miały zastosowanie wyłącznie do aktualnej faktury i zmiany nie zostaną wprowadzone do danych klienta w dziale Network w Pagero Online.
Szczegóły faktury
Tu możesz zaktualizować szczegóły swojej faktury. Część pól pokazana jest tutaj domyślnie, ale możesz dodać kolejne.
Wymagane dane to tutaj numer faktury/invoice number, data faktury/invoice date oraz data płatności/due date.
Aby dodać inne potrzebne pola, skorzystaj z przycisku Dodaj pola/Add fields, który otworzy się po prawej menu z dodatkowymi opcjami do zaznaczenia. Wystarczy, że klikniesz w pole obok potrzebnej informacji, a odpowiednia rubryka pojawi się do wypełnienia po lewej.
Produkty i usługi
Tu możesz dodać kolejne wiersze faktury z informacjami o towarze lub usłudze.
W tej sekcji wymagane jest, by znajdował się tu przynajmniej jeden wiersz zawierający nazwę, ilość, jednostkę, cenę za jednostkę oraz stawkę VAT. Cena netto zostanie wyliczona i dodana automatycznie.
Nawet jeśli twój towar lub usługa są zwolnione z VAT, musisz wpisać stawkę VAT oraz dodać pole określające zwolnienie z VAT.
Aby dodać kolejny wiersz, kliknij przycisk Dodaj wiersz/Add row.
Aby usunąć wiersz, kliknij ikonę kosza po jego prawej stronie.
Dla prawidłowego przetworzenia faktura nie może zawierać pustych wierszy, więc jeśli pozostaną niewykorzystane wiersze, musisz usunąć je przed przejściem dalej.
Aby dodać pole do pojedynczego wiersza, kliknij przycisk z plusem po jego prawej stronie.
Aby dodać to samo pole do wszystkich wierszy, kliknij przycisk Dodaj pola do wszystkich wierszy/Add fields to all rows poniżej. Po prawej pojawi się wtedy lista dostępnych dodatkowych pól.
Po dodaniu kolejnych pól do wierszy możesz wyświetlić je wszystkie za pomocą przycisku Rozwiń wszystkie/Expand All lub ukryć dodatkowe pola przyciskiem Zwiń wszystkie/Collapse All. Możesz także skorzystać z ikony strzałki na początku danego wiersza, by rozwinąć lub zwinąć tylko ten wiersz.
Zniżki i opłaty
Jeśli twój dokument zawiera jakiekolwiek zniżki lub opłaty na poziomie dokumentu, możesz dodać je tutaj, wybierając odpowiednią opcję - Dodaj zniżkę/Add Discount lub Dodaj opłatę/Add Charge.
Pojawią się wtedy dodatkowe pola do wypełnienia zgodnie z potrzebą. Działają one w taki sam sposób jak wiersze produktów i usług i pozwalają na dodanie kolejnych potrzebnych pól dla pojedynczych lub wszystkich wierszy.
Suma faktury
Suma faktury jest wyliczona zgodnie z informacjami dodanymi w wypełnionych sekcjach.
Rozwijane menu Waluta/Currency pozwoli ci na wybranie odpowiedniej waluty.
Opcja Zaokrąglanie/Rounding nie jest wymagana, ale możesz zaznaczyć ją w razie potrzeby.
Skorzystaj z przycisku Dodaj pola/Add fields, jeśli chcesz dodać VAT w innej walucie.
Szczegóły nadawcy
Niektóre szczegóły nadawcy zostaną wypełnione zgodnie z informacjami z konta twojej firmy. Część z nich możesz edytować za pomocą opcji Edytuj/Edit.
Przesyłana faktura musi zawierać tutaj przynajmniej jedno konto.
Kliknij przycisk Dodaj konto/Add account i wypełnij potrzebne informacje. Dodatkowe konta możesz dodać, korzystając z tego samego przycisku ponownie.
Do poprawnego przetworzenia faktury wypełniony musi być każdy wiersz. Jeśli dodasz za dużo wierszy, usuń je za pomocą ikon kosza, zanim przejdziesz dalej.
Załączniki
Tutaj możesz dodać potrzebne załączniki.
Skorzystaj z przycisku Dodaj załącznik/Add attachment i dodaj plik z dysku swojego komputera. Jedno kliknięcie pozwala na dodanie tylko jednego pliku, ale możesz skorzystać z tego przycisku wielokrotnie, osobno dla każdego załącznika.
Kliknij Wybierz plik/Choose file, by wyświetlić zawartość twojego komputera i wybierz plik do przesłania.
Tutaj także musisz przed wysłaniem faktury usunąć wszystkie niepotrzebne wiersze za pomocą ikony kosza.
Po wypełnieniu informacji w każdej z sekcji twoja faktura jest gotowa. Teraz możesz wybrać dalsze działania z menu na dole.
Anuluj fakturę/Cancel invoice to opcja, która usunie wypełniony właśnie wzór.
Zapisz jako wzór/Save as template zapisze twoją fakturę jako wzór dla tego odbiorcy. Pozostanie on do wykorzystania przy następnych fakturach i wystarczy, że zmienisz w nim dane na aktualne. Nie musisz wypełniać wszystkiego od nowa. Przed zapisaniem faktury Pagero Online poprosi cię o Opis wzoru/Template description.
Podgląd/Preview pokaże ci prezentację PDF tej faktury. Zostanie ona pobrana na twoje urządzenie.
Wyślij (Produkcja)/Send (Production) przetworzy fakturę i prześle ją odbiorcy. Jeśli chcesz przesłać fakturę testowo, skorzystaj z ikony strzałki i wybierz z rozwijanego menu inny tryb wysyłki.
Jeśli Pagero Online wykryje, że brakuje jakichkolwiek informacji, to po kliknięciu przycisku Wyślij/Send w prawym dolnym rogu ekranu pojawi się powiadomienie.
W polach wymagających jeszcze wypełnienia zobaczysz wtedy czerwony krzyżyk.
Po przesłaniu faktury również pojawi się powiadomienie w prawym dolnym rogu.
Możesz wtedy zajrzeć do wysłanych dokumentów, by zobaczyć status swojej faktury. Dodatkowe informacje o tym widoku znajdziesz w przewodniku po dziale Dokumenty.
Pamiętaj, że bez dodatkowej usługi archiwizacji dokumenty dostępne są w Pagero Online przez 90 dni.
2. Przesyłanie dokumentów
Tutaj możesz ręcznie przesłać dokumenty ze swojego systemu do Pagero Online.
Usługa ta wymaga dodatkowej umowy z Pagero Online, którą możesz zawrzeć za pośrednictwem swojego przydzielonego agenta sprzedaży lub przeczytać szczegóły w Sklepie Pagero.
Kliknij Wybierz plik/Choose file, aby wybrać plik do przesłania z dysku swojego komputera.
Z rozwijanego menu wybierz odpowiedni typ dokumentu.
Aby wysłać dokument, wystarczy że klikniesz przycisk Wyślij (Produkcja)/Send (Production). Aby najpierw zobaczyć inne tryby wysyłki i ich opisy, kliknij przycisk strzałki w dół.
3. Ustawienia
Tu możesz skonfigurować ustawienia portalu faktur. Będą one miały następnie zastosowanie do wszystkich nowych faktur utworzonych w portalu. Zmiany nie wpłyną jednak na już zapisane wzory faktur.
W zakładce Ogólne/General możesz ustawić standardową datę płatności, wpisując liczbę dni do płatności/Days until due.
W zakładce Konta/Accounts możesz wprowadzić informacje o swoich kontach bankowych.
Kliknij przycisk Dodaj konto/Add account, aby dodać nowe konto, a następnie wypełnij potrzebne informacje.
Po dokonaniu zmian u dołu ekranu pojawi się komunikat przypominający ci o ich zapisaniu.