Sieć to pierwsze miejsce warte odwiedzenia w nowym interfejsie. Warto przejrzeć tutaj wszystkie zakładki (zaczynając od Profilu), aby zapewnić sobie płynne działania na koncie w przyszłości. Zdecydujesz tutaj nie tylkoinformacje o twoim profilu, ale także o swoich połączeniach z klientami i dostawcami.
Dział ten zastępuje m.in. katalogi klientów i dostawców wraz ze wszystkimi ich opcjami, z których być może zdarzało ci się korzystać w poprzednim interfejsie.
Spis treści
1. Wyszukaj
2. Połączenia
3. Zapytania
4. Profil
5. Monitor
6. Sugerowane
7. Zaproszenia
1. Wyszukaj
Opcja Wyszukaj/Search pomaga odnaleźć partnerów handlowych, z którymi możesz się połączyć. Wpisz albo nazwę firmy, albo jej ID biznesowe. Jest to najlepsza opcja sprawdzenia, czy dany partner jest w naszej sieci.
Łączenie się z partnerem handlowym
- Wpisz nazwę firmy lub jej ID biznesowe w oknie Wyszukaj w sieci/Search network w prawym górnym rogu. Możesz też skorzystać z filtra określającego rodzaj przesyłanego dokumentu lub kierunek przesyłania. Następnie kliknij ikonę wyszukiwania (lupę).
- Poniżej pojawi się lista pasujących firm. Kliknij firmę, z którą chcesz się połączyć, a następnie przycisk Zobacz profil/View profile, aby przejrzeć jej pełny profil. Jeśli jest to poszukiwana przez ciebie firma, kliknij widoczny po prawej przycisk Połącz/Connect.
- Wybierz, czy w przypadku tej firmy chcesz otrzymywać czy przesyłać dokumenty i zaznacz potrzebne typy dokumentów. Każdy wybór otworzy dodatkową sekcję z poniższych:
- Tu przed naciśnięciem Wyślij zapytanie/Send request upewnij się, że informacje kontaktowe są poprawne. Możesz też dodać opcjonalną wiadomość.
- Czasami konieczne będzie podanie twojego elektronicznego ID u konkretnego dostawcy usług. Pamiętaj, że każdy dostawca usług ma własne wymagania co do formatu takiego identyfikatora. Większość przyjmie jednak twój numer VAT. Po dodaniu e-ID naciśnij przycisk Dodaj/Submit. Następnie uaktywni się do kliknięcia przycisk Wyślij zapytanie/Send request.
- W zależności od ustawień partnera handlowego, z którym się łączysz, twoje zapytanie może zostać albo automatycznie zaakceptowane, albo otrzymać status oczekującego na ręczną akceptację partnera handlowego. Aktualny status zobaczysz w dziale Zapytania/Requests.
2. Połączenia
Tutaj zobaczysz wszystkie swoje już istniejące połączenia. Możesz wyszukać połączoną firmę poprzez okno wyszukiwania u góry listy, a także wyfiltrować wyniki względem typu dokumentu i kierunku przesyłania.
Jeśli dla firmy, z którą masz już połączenie, pojawiły się od tego czasu nowe opcje połączenia, aktywny będzie przy niej przycisk Połącz/Connect dostępny po kliknięciu danej firmy na liście w oknie, które pojawi się po prawej stronie. Możesz wtedy postąpić tak samo jak przy łączeniu się z firmą po raz pierwszy, którego kroki opisane są w sekcji Wyszukaj.
3. Zaproszenia
Tu masz wgląd we wszystkie zapytania wysłane przez ciebie i przysłane przez twoich partnerów handlowych. Listę możesz przeszukiwać i filtrować przy pomocy opcji znajdujących się nad nią, tak jak w przypadku innych widoków.
- Status to kolumna ukazująca aktualny stan zapytania
- Zaktualizowano/Last updated pokazuje czas ostatniej zmiany statusu
- Typ dokumentu/Document type wyświetli zarówno potrzebny kierunek przesyłania (Wysyłaj/Odbieraj), jak i typ dokumentu oczekujący na akceptację.
Kliknij nazwę firmy, aby zobaczyć jej dane kontaktowe i historię aktywności w oknie po prawej stronie.
4. Profil
To miejsce warto zaktualizować już na początku korzystania z sieci połączeń.
U góry widoku możesz kliknąć ikonkę ołówka w prawym dolnym rogu pól, aby dodać logo i obraz w tle dla swojej firmy.
Natomiast za pomocą działów pod spodem lub skrótów po lewej stronie możliwa jest edycja informacji opisanych poniżej. Wystarczy, że klikniesz opcję Edytuj/Edit po lewej stronie danego działu, a po wprowadzeniu zmian skorzystasz z opcji Zapisz/Save, która pojawi się w tym samym miejscu, lub alternatywnie opcji Anuluj/Cancel, jeśli nie chcesz zapisywać wprowadzonych zmian.
Wspierane dokumenty/Document Support
W kolumnie status, kliknij i aktywuj pola przy dokumentach, które masz możliwość przesyłać i odbierać. Przed wprowadzaniem dużych zmian w tym miejscu zalecamy skontaktowanie się ze wsparciem Pagero.
Wymagania/Requirements
Tu dodasz swoje indywidualne wymagania co do dokumentów otrzymywanych od dostawców.
ID u dostawców usług/ID at service providers
Przed przesłaniem e-dokumentów do nowego dostawcy usług musisz zdefiniować dla niego unikalne e-ID w Pagero Online. Różni dostawcy mogą wymagać różnego formatu. Jeśli nie masz pewności, jaki format jest wymagany, skontaktuj się z nami tutaj.
- Przejdź do widoku Network - Profil - ID u dostawców usług/Network - Profile - ID at service providers i kliknij Edytuj/Edit.
- Tu możesz edytować i dodawać elektroniczny numer identyfikacji swojej firmy dla nowych dostawców usług, klikając przycisk Dodaj/Add+.
- Dodaj zarówno ID odbierania/Receive ID, jak i ID wysyłania/Send ID. Są one prawie zawsze takie same (mogą różnić się przy wielu firmach i adresach elektronicznych aktywnych dla ciebie jednocześnie).
Pamiętaj, że różni dostawcy mogą mieć indywidualne wymagania co do tego, co akceptują jako identyfikator elektroniczny. Dla większości akceptowalny będzie jednak numer VAT.
Automatyczna akceptacja/Auto Approve
Kiedy ta opcja jest włączona (zielona), wszystkie przychodzące zapytania o połączenie od dostawców zostaną automatycznie zaakceptowane. Kiedy jest wyłączona, zapytania muszą zostać zaakceptowane pojedynczo, ręcznie w widoku Zapytania/Requests.
O nas/About
Tu możesz dodać dodatkowe informacje o swojej firmie, takie jak adres pocztowy, dane kontaktowe i ważne numery ID. Informacje te będą widoczne dla twoich dostawców usług.
5. Monitor
Monitor to funkcja pozwalajaca ci na przesłanie nam listy swoich dostawców i klientów i porównianie jej z naszą siecią. W sekcji Import znajdziesz przykładowy plik ukazujący, jak taka lista powinna wyglądać. Możesz pobrać go, dodać w nim potrzebne dane, a następnie tak przygotowany plik przesłać do portalu. Opcja ta przyda ci się zwłaszcza przy pierwszej konfiguracji konta i połączeń.
Tu znajdziesz instrukcję przesyłania listy dostawców i klientów krok po kroku
- Kliknij przycisk Import w lewym górnym rogu widoku.
- Jeśli nie masz jeszcze gotowego pliku, w tym miejscu zalecamy pobranie Szablonu/Template w formacie CSV lub Excel i utworzenie listy na podstawie tego pliku. Wymagane kolumny to Nazwa firmy/Company name, Kod kraju/Country code oraz jedno lub więcej elektronicznych ID
- (OrgNo, GLN, EID, IBAN, VAT, OVT), na podstawie których wyszukujemy połączenia w Pagero Network.
- Wybierz typ listy i kliknij przycisk Prześlij/Upload, a następnie wybierz gotowy plik z dysku twojego komputera i zatwierdź wybór przyciskiem Otwórz/Open w lewym dolnym rogu okna.
- Plik zostanie przesłany, a jego status wyświetli się po prawej, w sekcji Progres importu/Import progress.
Wszystkie załadowane pliki dostępne są natomiast na liście pod przyciskiem Źródła/Sources.
Partnerów handlowych możesz także wprowadzić indywidualnie, korzystając z przycisku Dodaj/Add nad tabelą. Następnie możesz przejść do monitorowania dodanych partnerów w tabeli, która pokaże ci połączenia znalezione w naszej sieci.
Po znalezieniu połączenia kliknij wybranego partnera handlowego i postępuj zgodnie z instrukcją w punkcie Wyszukaj/Search tego przewodnika. Jeśli dany klient nie został odnaleziony w naszej sieci, możesz zaprosić go do dołączenia w dziale Zaproś/Invite dostępnym z górnego menu.
6. Sugerowane
Sugerowane to inteligentna opcja wykorzystująca dane z działu Monitor, takie jak informacje o poprzednich transakcjach i listy partnerów handlowych, aby pokazać ci firmy, z którymi warto się połączyć. Pojawią się tutaj na przykład firmy, które właśnie dołączyły do Pagero Network. Wyświetlą się one także w widoku Monitora.
Najciekawsze połączenia wyświetlone zostaną u góry, pod nagłówkiem Najbardziej pasujące połączenia/Highlighted identified connections. Przy nich wystarczy skorzystać z przycisku Połącz/Connect, jeśli rozpoznajesz któregokolwiek z proponowanych partnerów. Pozostałe sugerowane połączenia pojawią się w tabeli poniżej, gdzie możesz kliknąć je, by zobaczyć szczegóły w menu, które pojawi się po prawej. Tutaj także możesz uzyskać połączenie, postępując zgodnie z krokami z punktu Wyszukaj/Search.
7. Zaproś
Tu możesz zaprosić swoich partnerów handlowych do naszej sieci. Będą to także ci partnerzy, których nie znaleźliśmy w naszej sieci po ich wprowadzeniu w sekcji Monitor.
W ten sposób możesz zaprosić nowego partnera handlowego
- Kliknij opcję Dodaj odbiorców/Add recipients. Po prawej pojawi się menu, gdzie możesz wprowadzić nazwę firmy i jej adres e-mail. Możliwe jest także przesłanie pliku z tymi informacjami. Poniżej znajdziesz Szablony w formacie CSV i XLSX pokazujące, jak taki plik powinien wyglądać.
- Odbiorca zostanie dodany, a jego dane pojawią się w głównym widoku. Następnie możesz stworzyć lub wybrać szablon zaproszenia i zmienić go według swoich preferencji. Nowy szablon możesz zapisać poprzez nadanie mu Nazwy szablonu/Template name i naciśnięcie przycisku Zapisz/Save. Przycisk Zresetuj/Reset usunie natomiast wszelkie wprowadzone w tym kroku zmiany.
- Kiedy dodasz już wszystkie wymagane informacje i zmiany w szablonie, naciśnij Wyślij zaproszenie/Send invite. Wiadomość zostanie wtedy wysłana do odbiorcy.
Wszystkie swoje wysłane zaproszenia zobaczysz w widoku Historia zaproszeń/Invite history, do którego możesz przejść za pomocą przycisku Historia/History w lewym górnym rogu.