W dziale zamówień zobaczysz przepływ swoich zamówień oraz szczegóły dotyczące ich statusu i zawartości.
Spis treści
- Informacje ogólne
- Dla kogo przydatne?
- Jak to działa?
- Widok Zamówień w Pagero Online
- Podtypy faktur
- Podtypy zamówień
1. Informacje ogólne
Zamówienia to rozbudowana aplikacja dostępna w Pagero Online, która usprawnia proces zarządzania zamówieniami dla dostawców i nabywców. Jest ona dostępna bez żadnych dodatkowych kosztów i umożliwia dostawcom otrzymywanie i odpowiadanie na zamówienia przesyłane przez nabywców.
Zamówienia to także scentralizowana platforma upraszczająca proces od utworzenia zamówienia do końcowej faktury, dzięki której obie strony mogą zarządzać swoimi zamówieniami efektywnie i na czas. Dodatkowo aktualizacje w niej odbywają się w czasie rzeczywistym, zapewniając pełną widoczność stanu zamówienia, dzięki czemu będziesz zawsze na bieżąco i zdążysz z dostawami na czas.
2. Dla kogo przydatne?
Ta usługa przyda się zwłaszcza firmom, które same nie prowadzą systemu zamówień lub poszukującym szybkiego i łatwego sposobu, by zacząć. Możesz także wykorzystywać funkcje Zamówień w połączeniu z własnym systemem, kiedy wskazują na to wymagania klienta.
Oferowaną przez nas usługę można dostosować do indywidualnych potrzeb osoby odpowiedzialnej za zarządzanie zamówieniami lub logistykę. Użytkownik Zamówień, w tym dostawca, może łatwo otrzymywać, przetwarzać i zarządzać zamówieniami bezpośrednio za pomocą naszego portalu. Papierowy przepływ dokumentów oraz liczne wiadomości e-mail stają się więc przeszłością, bo wszystko to znajduje się w jednej, cyfrowej lokacji.
3. Jak to działa?
Proces zarządzania zamówieniami
Po otrzymaniu zamówienia dostawca może szybko przesłać odpowiedź na zamówienie, która zawiera potrzebne szczegóły i potwierdza, że zamówienie zostało przyjęte do realizacji. Następnie dostępne jest utworzenie instrukcji transportowych oraz informacji dla klientów o statusie ich zamówień.
Użytkownicy mogą tutaj dodać także takie informacje jak daty dostawy, numery przesyłek, dane o firmie transportowej i inne, aby zapewnić sobie płynną obsługę logistyczną. Po wydaniu przesyłki nabywca otrzyma także natychmiastowe powiadomienia, co pozytywnie wpłynie na przejrzystość i zaufanie. Następnie dostawca może łatwo przekształcić zamówienie w fakturę za pomocą zaledwie kilku kliknięć, szybko przechodząc od zamówienia do zapłaty.
Pełna widoczność zamówień i świetna komunikacja
Zamówienia zapewniają dostawcom szczegółowy wgląd w ich zamówienia, umożliwiając łatwe zarządzanie całym cyklem. Pozostają na bieżąco z informacjami o nabywcy, szczegółami transportu, załącznikami, datami dostawy, historią zamówień i dokładną listą zamówionych produktów i usług, wraz z ich numerami oraz ilością. Dodatkowo dostawcy mogą łatwo skontaktować się z nabywcą poprzez dodanie notatki, np. o produktach chwilowo niedostępnych.
Przydatne powiadomienia
Nasz system zapewnia, że dostawca nigdy nie przeoczy ważnego zamówienia. Za każdym razem przesłana zostaje bowiem wiadomość e-mail, która pozwala na szybkie podjęcie działań i redukuje czas odpowiedzi.
Status zamówienia
W aplikacji Zamowień użytkownicy mogą łatwo śledzić status ich zamówienia, co wspomaga organizację i podejmowanie decyzji.
Dostępne statusy to:
- Akceptacja/Accepted: Dostawca zaakceptował zamówienie.
- Akceptacja ze zmianami/Accepted with Changes: Dostawca zaakceptował zamówienie, ale ze zmianami.
- Odrzucenie/Rejected: Dostawca odrzucił zamówienie.
- Częściowa dostawa/Partially Delivered: Dostarczona została tylko część zamówienia.
- Pełna dostawa/Fully Delivered: Całe zamówienie zostało dostarczone.
- Częściowa faktura/Partially Invoiced: Wystawiono fakturę na część zamówienia.
- Pełna faktura/Fully Invoiced: Wystawiono fakturę na całe zamówienie.
Dodatkowo użytkownicy mogą wyfiltrować zamówienia na podstawie konkretnego statusu, pozwalając na ich efektywne oddzielenie i skupienie się na najpotrzebniejszych działaniach.
4. Widok Zamówień w Pagero Online
Zakładkę Zamówienia znajdziesz w głównym menu. Po jej kliknięciu zobaczysz listę wszystkich swoich zamówień wraz z dodatkowymi informacjami w kolumnach:
- Nabywca/Buyer
- Numer zamówienia/Order Number
- Kwota/Amount
- Zamówiona dostawa/Requested delivery
- Otrzymano/Received
Wyniki te możesz zawęzić, wybierając potrzebny status lub poprzez wpisanie potrzebnej nazwy lub numeru w polu wyszukiwania.
Więcej informacji wyświetlisz natomiast, klikając numer zamówienia, któremu chcesz się przyjrzeć. Znajdą się tam dane takie jak konkretne produkty i usługi w zamówieniu oraz historia dokumentów. Możesz tu także utworzyć odpowiedź na zamówienie, instrukcje transportowe lub fakturę za zamówienie.
Utwórz odpowiedź na zamówienie
Po otrzymaniu zamówienia twoim pierwszym zadaniem jest przesłanie klientowi odpowiedzi. Za pomocą dostępnych opcji możesz zaakceptować całe zamówienie lub dokonać zmian na podstawie tego, co jesteś w stanie dostarczyć. Możesz tu także zastosować dodatkowe opłaty, np. za fracht, a także zastosować zniżki.
Utwórz instrukcje transportowe
Następnym dokumentem, który wyślesz po odpowiedzi na zamówienie, będą informacje transportowe, zawierające wszystkie dostarczane produkty. Tutaj możesz dodać ważne informacje o samej dostawie, takie jak numer zamówienia, data dostawy i numer przesyłki.
Utwórz fakturę
Ostatnim dokumentem zamykającym łańcuch od zamówienia do dostawy będzie faktura. Tworzenie faktury wygląda tutaj bardzo podobnie jak w głównym widoku tworzenia faktur opisanym tutaj. Faktury utworzone poprzez portal zamówień zawierają jedynie kilka dodatkowych pól, takich jak np. numer powiązanego zamówienia.
5. Podtypy faktur
Faktury mogą być generowane bezpośrednio w portalu Zamówień, dzięki czemu dostawcy mogą szybko i sprawnie przesłać fakturę nabywcy. Zauważ, że w przypadku faktur dostępne jest kilka ich podtypów, takich jak faktury standardowe, kredytowe oraz noty debetowe.
6. Podtypy zamówień
Zamówienia obsługują także różne rodzaje zamówień, pozwalają na szeroką gamę opcji biznesowych. Nasza platforma jest w stanie obsłużyć zarówno zwykłe zamówienia zakupu, jak i zamówienia ekspresowe, zbiorcze, planowane i na podstawie umów, a także odwołania zamówień i inne podobne działania.