Portal fakturowania Pagero powstał po to, by ułatwić naszym klientom tworzenie i przesyłanie faktur elektronicznych.
1. Aby uzyskać dostęp do portalu, zaloguj się do Pagero Online swoimi danymi użytkownika, a następnie wybierz opcję Utwórz fakturę/Create invoice:
2. Wybierz odbiorcę (recipient) i typ faktury (invoice type), którą chcesz wystawić:
- Debetowa: Faktura debetowa to dokument służący sprzedawcy do poinformowania nabywcy o bieżących zobowiązaniach. Można uznać go za domyślny typ faktury.
- Kredytowa: Faktura/nota kredytowa to dokument służący m.in. do anulowania lub skorygowania faktury, która została już przetworzona i przesłana.
Jeśli w menu rozwijanym nie ma odbiorcy, którego szukasz, oznacza to, że musisz najpierw dodać go do swojego katalogu klientów. Instrukcję, jak to zrobić, znajdziesz tutaj.
Następnie kliknij Dodaj fakturę/Create invoice:
Po utworzeniu faktury pojawi się opcja, by zapisać ją jako Wzór. W ten sposób następnym razem pojawi się w tymi miejscu (Wzory/Templates) możliwość wybrania go i edytowania tylko tych danych, które różnią się od zapisanych we Wzorze. W celu uniknięcia pomyłek w kwestii odbiorcy nie jest tutaj możliwe korzystanie z tego samego Wzoru dla więcej niż jednego odbiorcy.
Jeśli pojawi się taka możliwość, możesz kliknąć Wzór, z którego chcesz skorzystać, a następnie przycisk Utwórz fakturę ze wzoru/Create invoice from template.
Więcej informacji o zapisywaniu Wzorów znajdziesz w punkcie 11.
3. Informacje o odbiorcy zostaną wstępnie uzupełnione na podstawie informacji dostępnych w twoim katalogu. Niektóre dane (numer klienta, adres dostawy i adres faktury) można w razie potrzeby zaktualizować wybierając Edytuj/Edit. Edycji nie podlega jedynie numer organizacji.
4. Wypełnij Dane faktury/Invoice Details. W razie potrzeby możesz wstawić dodatkowe pola, klikając Dodaj pola/Add fields i wybrać dodatkowe pola, które pojawią się po prawej stronie ekranu (Szczegóły faktury/Invoice Details).
Wszystkie pola obowiązkowe oznaczone są czerwoną gwiazdką (*). Bez tych danych przetworzenie i przesłanie faktury nie będzie możliwe.
5. Produkty i usługi/Articles – Dodaj do faktury informacje o produktach i/lub usługach.
a. Dodaj więcej wierszy za pomocą przycisku Dodaj wiersz/Add Row
b. W razie potrzeby możesz też dodać do wszystkich wierszy dodatkowe pola. W tym celu kliknij przycisk Dodaj pole do wierszy/Add field to all rows na dole po lewej. Jeśli chcesz dodać pole do tylko jednego konkretnego wiersza, skorzystaj ze znaku plusa w tym wierszu. Dodatkowe pola możesz wybrać z menu z listy po prawej stronie.
c. Aby zobaczyć wszystkie dodane pola, wybierz opcję Rozwiń wszystkie/Expand All. Z powrotem ukryjesz je za pomocą opcji Zwiń wszystkie/Collapse All (pola pozostaną dodane do faktury).
Niektórzy klienci mogą mieć dodatkowe wymagania co do zawartości faktury lub zakresu wartości dla konkretnych pól niezawartych w tym przewodniku. Jeśli został ci przesłąny link rejestracyjny dla Pagero bezpośrednio od twojego klienta, możesz sprawdzić wszystkie jego wymagania na jego stronie projektu (link do tej strony powinien być zawarty w wiadomości rejestracyjnej, ale możesz także poprosić o niego nasz zespół Wsparcia).
Jeśli twoja faktura powinna być zwolniona z VAT, czytaj dalej. W przeciwnym wypadku możesz przejść bezpośrednio do kroku 6.
W powyższym przypadku konieczne jest wybranie pola Zwolnienie z VAT dla wszystkich wierszy poprzez skorzystanie z przycisku Dodaj pole do wierszy/Add field to all rows, a następnie oznaczenie kratki przy opcji Zwolnienie z VAT/VAT Exemption.
Następnie z rozwijanej listy Typ VAT/VAT Type możesz wybrać konkretny powód zwolnienia:
Po wybraniu Typu VAT możesz także dodać powód zwolnienia w polu Zwolnienie z VAT/VAT Exemption.
*Pamiętaj o wpisaniu zera w pole VAT % zwolnionego artykułu, ponieważ jest to pole wymagane. Samo wybranie opcjo Zwolnione z VAT nie będzie tu wystarczające.
6. Jeśli jest taka potrzeba, możesz dodać rabat lub opłatę, korzystając z przycisków Dodaj rabat/Add Discount i Dodaj opłatę/Add Charge i wypełniając potrzebne informacje - Opis/Description, Kwota netto/Net Amount i VAT %:
7. Jeśli rabat lub opłata powinny być wyłączone z podatku, skorzystaj z plusa, by dodać taką informację poprzez oznaczenie pola Zwolnienie z VAT/VAT Exemption, które pojawi się po lewej.
8. Jeśli konieczna jest zmiana waluty faktury lub podatku VAT, również możesz skorzystać z przycisku Dodaj pola/Add fields, a następnie dodatkowo wybrać, czy kwota do zapłaty powinna zostać zaokrąglona (Zaokrąglij/Rounding):
9. Dodaj lub zmień metodę płatności, wybierając z rozwijanej listy.
Możesz dodać kilka metod płatności, korzystając z przycisku Dodaj konto/Add Account i wybierając typ konta, które chcesz dodać z rozwijanej listy:
Informacje takie mogą również być automatycznie dodawane do wszystkich faktur, jeśli dodasz je w widoku:
- Ustawienia/Settings
- Konta/Accounts
- Dodaj konto/Add Account
10. Dodatkowe pliki możesz dodać do faktury za pomocą opcji Wybierz plik/Choose file. Jeśli chcesz dodać kolejne załączniki, skorzystaj z przycisku Dodaj załącznik/Add Attachement, a następnie określ typ załącznika w rubryce Typ/Type.
11. Kiedy zakończysz tworzenie faktury, pozostanie ci już tylko wybranie trybu wysyłki poprzez strzałkę przy zielonym przycisku Prześlij fakturę/Send invoice. Dostępne są tutaj trzy opcje.:
- Production - Zwykły tryb produkcji i wysyłki, gdzie dokument zostanie przetworzony i przesłany do klienta. To najczęściej używany tryb wysyłki, gdzie dokument zostanie przetworzony zgodnie z ustawieniami.
- Certification - Tryb certyfikacji, służący do potwierdzenia ustawień technicznych, testowania formatów, umów, połączeń routingu, problemów i innych elementów. Faktury przesłane w tym trybie nie zostaną dostarczone do klienta, ale przejdą wszystkie etapy przetwarzania w obiegu dokumentów Pagero Online, co daje dodatkową elastyczność. Jest to po prostu sposób przesłania faktury testowej, która nie trafi jeszcze do odbiorcy
- Test - W trybie testowym dokument zostanie przetworzony w taki sposób, że nie będzie to miało wpływu na środowisko produkcyjne, a więc dokument nie będzie uznawany za prawnie wiążący. Nie wszyscy odbiorcy mają możliwość otrzymywania faktur testowych, a tryb ten jest najczęściej wykorzystywany do sprawdzenia, czy obieg dokumentu działa jeszcze przed wprowadzeniem go do do produkcji.
To tutaj możesz także zapisać swoją fakturę jako Wzór. Z takiego Wzoru możesz skorzystać następnym razem, kiedy będziesz wysyłać fakturę do tego odbiorcy. Wszystkie informacje zapisane w fakturze zostaną dodane do formularza, kiedy wybierzesz taki wzór z listy dostępnej na początku tworzenia faktury, kiedy wybierasz także odbiorcę. Zobaczysz wtedy wszystkie zapisane Wzory.
Dodatkowo, możesz tutaj podejrzeć fakturę przed jej wysłaniem, korzystając z przycisku Podgląd/Preview. Upewnisz się w ten sposób, że wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione.