Rozwiązanie Pagero eArchive to dodatkowa usługa w Pagero Online, zapewniająca zgodną z prawem archiwizację dokumentów fiskalnych i biznesowych przesyłanych poprzez Pagero Network. Można je dostosować do wielu wymagań prawnych i zaadaptować zgodnie z regulacjami danego kraju, co wymaga jedynie minimalnej konfiguracji ze strony klienta. Bez rozwiązania eArchive twoje dokumenty pozostają w Pagero Online tylko przez 90 dni.
Czym jest czas przechowywania/Retention Time?
Czas przechowywania to okres wymagany przez lokalne regulacje, przez który przechowywane muszą być konkretne fiskalne lub rozliczeniowe dokumenty, np. faktury. Pod każdą jurysdykcją okres ten może mieć inną długość dla tego samego typu dokumentu, w zależności od rodzaju transakcji.
Co oznaczają różne typy przechowywania/Retention Types?
Pagero oferuje globalne rozwiązania archiwizujące, jest więc ono pogrupowane według różnych typów przechowywania dla różnych jurysdykcji. Dostępne są poniższe kategorie:
- Standard – Główny domyślny czas przechowywania, przez który archiwizowane muszą być dokumenty takie jak faktury. Większość transakcji fiskalnych i wystawionych, przesłanych oraz odebranych dokumentów działa zgodnie z tym typem, chyba że konieczne jest spełnienie dodatkowych wymagań.
- Capital / investment assets – Reguła wyjątku określająca czas przechowywania dla transakcji dotyczących sprzedaży i kupna aktyw kapitałowych i inwestycyjnych, definiowana zgodnie z odpowiednią jurysdykcją.
- Immovable / real-estate property – Reguła wyjątku określająca czas przechowywania dla transakcji dotyczących kupna i sprzedaży nieruchomości, definiowana zgodnie z odpowiednią jurysdykcją.
- Adjustment schemes and other special cases – Regułą wyjątku określająca czas przechowywania dla transakcji w ramach programów korygujących (np. w wyniku zastosowania specjalnego schematu odpisów lub w ramach schematu OSS/IOSS) lub innych aktywów specjalnych (np. sprzętu do wierceń ropy naftowej), definiowana zgodnie z odpowiednią jurysdykcją.
Więcej informacji o krajowych wymaganiach archiwizacji i czasach przechowywania mapowanych przez Pagero znajduje się w dziale 8 raportu Document Retention of respective Country Compliance Report (CCR). Raport CCR dla potrzebnych krajów można uzyskać z własnego konta lub od osoby zarządzającej dostawą, ew. pobrać go samodzielnie z Biblioteki Zgodności Pagero/Pagero Compliance Library w przypadku wykupionej usługi.
Jak wyliczany jest czas przechowywania?
Ponieważ moment, od którego liczy się czas przechowywania różni się w zależności od jurysdykcji (może to być np. moment transakcji, czas od początku roku kalendarzowego, od końca roku fiskalnego, itp.), Pagero stosuje zasadę czasu przechowywania X lat +. Po upłynięciu tego czasu rozwiązanie Pagero eArchive automatycznie usunie dokumenty wraz z powiązanymi metadanymi.
Jeśli posiadasz indywidualnie skonfigurowany czas przechowywania, zastosowana zasada oznaczać będzie skonfigurowany czas przechowywania wynoszący X lat + 1 rok.
Dlaczego Pagero zaleca wybranie spośród dostępnych czasów przechowywania zamiast indywidualnej konfiguracji?
Wybranie spośród dostępnych opcji pozwala Pagero na automatyczną aktualizację czasu przechowywania bez konieczności twojej ingerencji, kiedy zmieniają się wymagania prawne dla danego czasu archiwizacji. W takim przypadku otrzymasz od Pagero powiadomienie o zgodności z serwisu, który subskrybujesz.
Predefiniowane typy przechowywania opierają się na analizie legislacyjnej przeprowadzonej przez nasz zespół ds. zgodności. Przedstawione opcje są zależne od kraju, który został przez ciebie wybrany w ustawieniu Wybierz jurysdykcję/Select jurisdiction i każdy typ jest skonfigurowany zgodnie ze specyficznymi wymaganiami krajowymi.
Jeśli zdecydujesz się wybrać indywidualny czas przechowywania, Pagero nie będzie w stanie zastosować dla ciebie takich aktualizacji automatycznie. Musisz więc w takim przypadku samodzielnie śledzić regulacje i wprowadzać zmiany.
Nie wiem, jaki czas przechowywania jest wymagany dla moich dokumentów. Kogo w swojej firmie mogę o to zapytać?
Zasady archiwizacji i przechowywania opierają się na regulacjach, zwykle tych dotyczących podatków, księgowości i działalności komercyjnej. Odpowiedniej rady udzielić mogą działy podatkowe, księgowe i finansowe w twojej firmie lub zewnętrzny konsultant podatkowy. Możesz także zajrzeć do Raportów zgodności krajowej Pagero, pamiętaj jednak, że zawierają one informacje ogólne i mogą nie mieć informacji dla wszystkich specjalnych wymagań dotyczących twoich operacji.