I vilket dokument som helst kan det finnas flera identifierare kopplade till den tilltänkta mottagaren av filen, så hur prioriterar Pagero vilken information som ska användas vid skickande av dina fakturor? I denna artikel kommer vi att försöka förtydliga denna information.
Hur styr Pagero en faktura när flera ID är tillgängliga?
När ett dokument laddas upp till Pagero kommer vi alltid att försöka hitta något ID i ditt källformat som gör det möjligt för oss att bekräfta om mottagaren redan finns i ditt kundregister, med följande prioritering i åtanke:
-
Kundnummer
-
E-faktura-ID
-
OVT-nummer
-
IBAN-nummer
-
GLN
-
Organisationsnummer
-
Momsnummer (VAT-nummer)
Om någon träff görs vid validering mot dessa ID kommer ingen annan identifierare med lägre prioritet att beaktas, och fakturan kommer att skickas elektroniskt till den matchande mottagarens tjänsteleverantör.
Av denna anledning är det mycket viktigt att säkerställa att alla identifierare som finns i ett dokument är korrekta, annars kan din faktura skickas felaktigt till ett annat företag.
Observera att e-post- och utskriftsdistribution av dina dokument är konstruerade som reservalternativ. Detta innebär att dokument alltid kommer att försöka matcha med mottagare för e-dokument innan de skickas via e-post eller utskriftstjänster.
Vad händer om ingen träff görs med någon av de ID som anges i ditt dokument?
- Om ditt företag har avtalet för e-postdistribution aktiverat med rätt inställning kommer vi att kontrollera om en e-postadress/kundnummer för e-postdistributions register har angivits för mottagaren. Om en träff görs kommer fakturan att skickas via e-post.
- Endast PDF-versionen skickas via e-post, vilket innebär att din kund inte kommer att ta emot XML-filen som är kopplad till innehållet om dokumentet levereras på detta sätt.
- Kundnumret för e-postdistribution skiljer sig från kundnumret i ditt företags kundregister.
E-postdistribution kontrolleras endast efter att alla andra ID har visat sig vara ogiltiga. - Om ditt företag varken har ett avtal för e-postdistribution eller om inga uppgifter har lämnats för att aktivera denna tjänst kommer vi att bekräfta om ditt företag har ett avtal för extern utskrift. Om detta avtal finns kommer vi att försöka skicka din faktura via våra print partners, så att dokumentet når din kund i fysiskt format (pappersfaktura).
- Om det inte var möjligt att skicka dokumentet via e-postdistribution eller extern utskrift, oavsett om det beror på att ditt företag inte har de nödvändiga avtalen eller för att det inte fanns tillräcklig information för att dokumenten skulle kunna behandlas på detta sätt, kommer din faktura att stanna med felmeddelande, och dokumentet kommer inte kunna levereras.
Hur kan du säkerställa att du använder de korrekta identifierarna?
Som nämnts tidigare är det oerhört viktigt att undvika att ange felaktig information i dina dokument.
Om du någonsin har några tvivel om vilka ID som är kopplade till företaget som du vill fakturera, kan du alltid dubbelkolla denna information i ditt kundregister.
Om du saknar information som skulle hjälpa till med routing av dina dokument bör du först kontrollera de identifierare som finns i kundregistret. Om du fortfarande inte kan hitta den, är det alltid bättre att lämna denna data tom – så att dokumentet kan bearbetas på olika sätt om möjligt – snarare än att ange ett slumpmässigt värde (t.ex. 'N/A', ett slumpmässigt nummer...).