Kom igång med Pagero Online

1. När ett företag registreras, skickas en aktiveringslänk till den e-postadress som användes vid registreringen. I mejlet hittar du en länk för att aktivera ditt användarkonto i Pagero Online.
2. Klicka på länken i mejlet, läs och godkänn användaravtalet, och välj sedan ett lösenord. Fortsätt därefter till Pagero Online. 
3. Logga in på Pagero Online med det användarnamn och lösenord du har skapat. Efter inloggning hittar du din användarinformation på hemsidan genom att klicka på Redigera konto bredvid ditt användarnamn till vänster. 
   
   
   
   
4. Här kan du redigera din e-postadress och ditt lösenord. Kom ihåg att trycka på Spara ändringar på motsvarande fält.
   Administratörer kan också redigera rollerna för företagets användare. 
   
5. Administratörer kan också redigera företags övergripande inställningar genom att klicka på Redigera konto på startsidan, bredvid företagets logotyp.
   

1. Klicka på Redigera konto bredvid ditt företags logotyp. Detta tar dig till din företagskontosida där du kan redigera inställningar och hantera företagets användare.
   
   
2. Navigera till Användare tabben och välj därefter Lägg till ny användare.
3. Detta öppnar ett nytt fönster till höger där du kan fylla i användarinformation. När du klickar på Spara knappen, så skickas det en aktiveringslänk till den angivna e-postadressen.
   
4. För att redigera användarrättigheter kan du helt enkelt klicka på deras användarnamn och navigera till Användarroller.

Om du inte har tillräckligt med användarlicenser, vänligen kontakta din Pagero-säljare eller köp ytterligare en användare från Pagero Store genom att klicka på Butik i fältet överst.    

Klicka sedan på Additional Pagero Network User och sedan Begär offert.

1. Klicka på Redigera konto bredvid ditt företags logotyp. Detta tar dig till din företagskontosida där du kan redigera inställningar och hantera företagets användare.
   
   
   
2. Navigera till fliken Användare och klicka på den användare du vill redigera.
3. Detta öppnar ett nytt fönster till höger där du kan redigera användarens användarnamn och e-postadress, samt hantera deras rättigheter inom Pagero Online. Du kan även ge användare administratörsrättigheter här.
   
4. Kom ihåg att trycka på Spara ändring.
5. Här kan du också ta bort användare genom att trycka på knappen Delete. Detta öppnar en bekräftelse dialog där du återigen måste välja Delete.
   

1. Gå till Network - Sök. Du kan söka efter din kund med deras företagsnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller EAN-kod. Efter detta får du en lista över alla träffar som hittats med dina söktermer.

2. För att lägga till en ny kund klickar du på den enhet du vill lägga till och trycker på Skapa koppling.

3. Detta leder dig till en ny sida där du hittar mottagarens funktioner som du kan välja och välja vilken anslutningstyp du behöver.

Ifall mottagaren har specifika krav eller helt enkelt inte automatiskt godkänner varje leverantör, öppnas ett nytt fönster nedan där du kan skicka en anslutnings förfrågan till dem.

Efter detta kan du hitta denna väntande begäran i Network - Förfrågningar. När din kund har accepterat din anslutningsförfrågan kan du börja fakturera dem.

1. Klicka antingen på Kundregister - Sök & lägg till kunder i menyn till vänster, eller klicka på genvägen Lägg till kund på startsidan.

2. I sökfältet kan du söka efter mottagaren genom att skriva företagsnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/EAN-koden. Vi rekommenderar starkt att du söker efter en mottagare med hjälp av id-sökfältet, detta för att säkerställa att rätt kund läggs till.

3. Om du är osäker på om företaget eller organisationen i sökresultatet är mottagaren som du vill lägga till, klicka på namnet i listan för att få detaljerad information.

4. När du har hittat mottagaren du letar efter klickar du på Lägg till för att lägga till mottagaren i ditt kundregister.

5. När du lägger till mottagaren i din katalog kan du även lägga till ett kundnummer till mottagaren om så önskas, detta kommer att användas för att identifiera din mottagare. När du har fyllt i kundnummer, tryck på Nästa och bekräfta sedan. Du kan också lägga till kundnummer senare eller inte alls.

6. Vissa E-faktura mottagare hos andra tjänsteleverantörer kräver att en routing-inställning görs i slutet innan du kan börja skicka e-fakturor till dem. Om så är fallet måste du skicka en förfrågan om dem och efter att ha fått ett svar, aktivera routing manuellt.

Vanligtvis är det upp till den mottagande tjänsteleverantören om din mottagare behöver en inställning. Om så är fallet, se hur du aktiverar routing här. 

Om kunden behöver acceptera din förfrågan får du ett meddelande i Pagero Online när mottagaren är redo att ta emot e-fakturor. Du kan se statusen för dina tillagda mottagare när som helst från Pagero Online, gå till Kundregister - Visa förfrågningar - Skickade förfrågningar. Det är då mottagaren också använder Pagero.

Om du är på väg att lägga till en mottagare i din Kundregister som kräver en rutt för att ställas in, börja med att följa den vanliga rutinen för att lägga till mottagare i din Kundregister.

Om kunden då kräver att en rutt ska ställas in, kommer du när du lägger till kunden i din katalog att guidas till fliken Routing. Det är hit du kan skicka ett e-postmeddelande som innehåller information som samlats in från avsändaren och mottagaren i Pagero Online. Det är inte obligatoriskt att skicka e-post via Pagero Online.

Efter att du har fått svar från din kund om att ruttningen har ställts in behöver du manuellt aktivera Routing-beställningen från Pagero Online. Så här kan du aktivera routing för mottagaren.

1. I Pagero Online gå till Kundregister - Visa förfrågningar - Routing-beställningar

2. Du kan se alla Routing-beställningar med statusen Inväntar svar på listan eller genom att söka företaget på namn. Genom att välja önskad rad kan du antingen avbryta eller aktivera begäran.

Notera! Statusen Väntar på svar i Pagero Online uppdateras inte av sig själv, den kan bara aktiveras av dig.

1. För att komma åt denna portal, logga in på Pagero Online med dina inloggningsuppgifter och klicka på Skapa faktura.

2. Välj mottagare och vilken typ av faktura du vill skapa:

• Debet: En debetfaktura är ett dokument som används av en säljare för att informera köparen om aktuella skuldförbindelser. Du kan betrakta det som standardtypen av faktura att använda.
• Kredit: En kreditfaktura är ett dokument som bland annat används för att annullera eller korrigera en faktura som har behandlats och skickats.

Om du inte kan hitta mottagaren i rullgardinsmenyn måste du lägga till dem i din kundregister.

När du är klar klickar du på Skapa faktura.

Efter att ha skapat en faktura har du möjlighet att spara den som en mall. På så sätt kan du välja det i det här steget och bara justera de data som skiljer sig från din mall. Observera att mallar inte delas mellan olika mottagare.

Om tillgängligt, klicka på mallen du vill använda och klicka på Skapa faktura från mall.Mer information om hur du sparar en mall finns i steg 11.

3. Information om mottagaren kommer att fyllas i på förhand baserat på den information som finns tillgänglig i din katalog. Vissa uppgifter (kundnummer, leverans- och fakturaadress) kan uppdateras vid behov genom att klicka på Redigera.

4. Fyll i fakturauppgifterna. Vid behov kan ytterligare fält läggas till genom att klicka på Lägg till fält och välja bland alternativen som kommer att visas till höger på din skärm (Fakturainformation).

Tänk på att alla obligatoriska fält du behöver fylla i är markerade med en röd asterisk (*), om denna information inte lämnas kommer det inte att vara möjligt att behandla/skicka fakturan.

5. Artiklar - Lägg till information om artiklarna på fakturan.
  a. Lägg till fler rader genom att klicka på Lägg till rad.
  b. Om det behövs kan du lägga till ytterligare fält på alla rader genom att klicka på Lägg till fält till alla rader längst ner till vänster. Om du bara vill lägga till ett fält på en specifik rad, klicka på plustecknet på den raden. Välj de ytterligare fält du vill lägga till från listan till höger.
  c. För att se alla tillagda ytterligare fält, klicka på Expandera alla och Dölj alla för att dölja fälten (de ytterligare fälten kommer fortfarande att läggas till på fakturan).

Observera att vissa kunder kan ha ytterligare obligatoriska krav eller specifika värdeintervall som inte anges i denna guide. Om du har fått en registreringslänk till Pagero direkt från din kund, kan du kontrollera eventuella extra fakturakrav på deras projektsida (länken till denna sida bör finnas i registreringsmailet, men du kan också begära den från vårt supportteam)

Om din faktura ska vara momsbefriad, vänligen fortsätt läsa. Annars kan du hoppa direkt till steg 6.

Du skulle behöva lägga till momsbefrielse för dina artikelrader genom att klicka på Lägg till fält till alla rader och sedan klicka på momsbefrielse, så det finns en kryssruta i den.

Efteråt kan du välja det specifika skälet för undantaget under momstyp.

När momstyp har valts kan du lägga till en text som ger ytterligare sammanhang genom att klicka på momsbefrielse

Tänk på att även om du har klickat på momsbefrielse så måste momsen i artikelraden fortfarande vara noll eftersom detta värde är ett obligatoriskt fält.

6. Om tillämpligt, lägg till rabatter eller avgifter genom att klicka på Lägg till rabatt eller Lägg till avgift och fyll i nödvändig information.

7. Om en rabatt eller avgift ska vara skattebefriad, klicka på + för att lägga till denna information.

8. Om det behövs kan du ändra valutan på fakturan eller momsen genom att klicka på Lägg till fält och välja om du vill runda av det totala fakturabeloppet:

9. Lägg till betalningsmetod eller ändra betalningsmetod, klicka på rullgardinsmenyn.

Du kan lägga till flera betalningsmetoder genom att klicka på Lägg till konto och välja den kontotyp du vill lägga till från rullgardinsmenyn:

Denna information kan automatiskt läggas till på alla fakturor genom att navigera till Inställningar - Konton - Lägg till konto.

10. Du kan bifoga filer till din faktura genom att klicka på Välj fil. Om du vill lägga till extra bilagor, klicka på Lägg till bilaga för att lägga till bilagan och välj sedan Typ av bilaga.

11. När fakturan är klar kan du fortsätta och välja sändnings läge genom att klicka på pilen bredvid knappen Skicka faktura. Här hittar du tre alternativ:

• Prod - Det vanligaste sändningsläget, detta dokument kommer att behandlas normalt
• Test - Dokumentet kommer att behandlas i testläge, så det kommer inte att ha någon inverkan på produktionsmiljön och kommer därför inte att vara ett juridiskt bindande dokument. Alla mottagare är inte inställda på att ta emot testfakturor och det används oftast för att se till att hela flödet fungerar innan det går i produktion
• Cert - Certifieringsläge används för att bekräfta tekniska inställningar, testformat, testavtal. Routing av anslutningar, felsökning och så vidare. Filer som skickas i certifieringsläge kommer inte att vidarebefordras till mottagarna utan kommer att utföra alla åtgärder i Pagero Online-dokumentflödet, vilket ger flexibilitet. I huvudsak är det en testfaktura som inte kan nå en mottagare.

Du kan också välja att spara din faktura som en mall. Mallen kan användas nästa gång du vill skicka en faktura till denna mottagare. All information som sparas i mallen kommer att läggas till på fakturan nästa gång du väljer den mallen. Mallar väljs i det första steget, när du väljer mottagare. Alla sparade mallar kommer att presenteras.

Dessutom kan du välja att förhandsgranska fakturan innan du skickar den. Syftet med denna funktion är att säkerställa att fälten har fyllts i korrekt.