Clearance

I Clearance-modellen, har leverantören som krav att få godkännande av sina dokumenttransaktioner för att få dessa validerade. När dokumentet är mottaget tar mottagaren och vailderar detta med en obligatorisk infrastruktur för att kontrollera att det har blivit godkänt av säljaren. Denna validering ska göras före betalningen om dokumentet är en faktura.

I Pagero startar denna process när fakturan laddas upp i Pagero Online. Vi skickar denna till motsvarande Clearance-myndighet som kommer granska fakturan. De skickar sedan tillbaka en application response-fil med godkännande eller avvisning av dokumentet. Efter detta så skickas fakturan till sin motsvarande mottagare.

Pageros Clearance-vy låter er enkelt följa statusen på alla era dokument som skickas till Clearance-myndigheter. Så ni kan se när ni fått ett godkännande så väl som en varning eller felmeddelandet som det berörda dokumentet kan innehålla.

Innehållsförteckning

1. Hitta till Clearance-vyn
2. Clearance-vyns gränssnitt
3. Dokumentdetaljer
4. Sökning och filter
5. Skapa export
6. Clearance-inställningar

1. Hitta till Clearance-vyn

Clearance-vyn finns tillgänglig i toppmenyn när ni har loggat in i Pagero Online. För vissa enheter kommer den finnas nästlad under More-tabben om er skärmstorlek begränsar menyn.

Om ni använder det gamla Pagero-gränssnittet, kan ni hitta Clearance-vyn under Mina Dokument - Clearance.

2. Clearance-vyns gränssnitt

När ni väl har kommit åt Clearance-vyn kommer ni presenteras med följande kolumner:

• Document ID: Fakturanummer på ert dokument.
• Sender: Namnet på ert företag.
• Authority: Namnet på den Clearance-myndighet som beslutar om godkännande eller avvisning.
• Process Status: Statusen på ert dokuments godkännande.
  • New: Dokumentet har framgångsrikt laddats upp till Pagero Online och kommer att skickas till Clearance-myndigheten inom kort.
  • Delivered: Dokumentet har levererats till myndigheten och inväntar nu sin application response.
  • Warning: Dokumentet har godkänts men det innehåller felmeddelanden som inte stoppar dokumentet. Det rekommenderas att ni klickar på dokumentet och kontrollerar felen som har uppstått så ni kan korrigera dessa till framtida dokument.
  • Rejected: Dokumentet har avvisats för att de innehåller fel som stannar det helt. Ni kan klicka på det för att se felen som uppstått och korrigera det innan ni skickar om dokumentet.
  • Approved: Dokumentet har godkänts och innehåller inga fel.

• Send Type: Sändningsläget. Det är viktigt att notera att både Prod- och Test-dokument kan ta emot application responses från Clearance-myndigheten.
  • Ni kan hitta mer information om sändningslägen i guiden för vår Fakturaportal.
• Type: Clearance-modellen som motsvarande myndighet har.
• Created: Datumet och tiden när fakturan laddades upp i Pagero Online.
  • Om dokumentet stannar i Delivered-status i flera timmar efter tidpunkten under Created så kan det bero på en incident med Clearance-flödet. Ni kan följa status på vår Statussida eller kontakta supporten för mer information.

3. Dokumentdetaljer

Ni kan klicka på något av dokumenten som visas i Clearance-vyn för mer detaljer om det. Så som dokumenttyp, fakturadatum, summa och mottagande bolag.

Den viktigaste funktionen i den här vyn inkluderar:

• Status details: Genom att klicka på pilen till höger om statusen får ni mer information om denna. Det är viktigt att för dokument som fått statusen Warning eller Rejected att ni granskar felmeddelanden som visas här.

• Invoice PDF: Här kan ni ladda ner presentationen för fakturan genom att klicka View Invoice.
• Document history: Genom att klicka på pilen till höger om History header kan ni se de olika statusarna allteftersom dokumentet passerar genom processen. Ni ser även här tidsstämplar för varje statusförändring. Ni kan också ladda ner er Request vilket är fakturan som den ser ut i Clearance-myndighetens format. Ni kan även ladda ner den Response som skickats tillbaka.

4. Sök och filter

När ni behöver söka upp ett specifikt Clearance-dokument kan ni använda flera av de filter som finns högst upp ovanför dokumentlistan.

Denna låter er söka med följande parametrar:

• Invoice number.
  • Ni kan söka på flertalet dokument genom att separera dessa med ett kommatecken.
• Document Status: Utöver grundläggande status (Approved, Warning, Rejected, Delivered) så finns det extra alternativ bland filter.
  • Processed: Den här är för dokument som skickats i Cert-läge. Det innebär att dokumentet kunde nå Clearance-myndigheten även om det inte fick ett application response från denna. Testläget behöver användas om man önskar få ett sådant.
  • Pending: Visar alla dokument med en New status.
• Clearance Authority.
• Send Type.
• Date. Ni kan också arrangera datumet manuellt eller välja några av de alternativ som finns som förval (This week, Last month, etc.)

5. Skapa export

Clearance-vyn låter er också exportera alla listade dokument som en CSV- eller Excelfil. Det här kan göras genom att klicka på ikonen uppe till höger om dokumentdetaljer.

Då får ni fram ett fönster för att exportera data. I den finns två tabbar: Export och Download.

• Export låter er välja det format ni önskar för filen ni exporterar och dess namn. När väl ni valt önskade värden för båda, klickar ni på Export för att starta processen.

• De kommer att ta några sekunder att generera filen. Efter det kommer ni att ha tillgång till denna i Download-tabben och sedan ladda ner filen. De kommer finnas tillgängliga här i 40 timmar från att den skapats.

När ni öppnar den exporterade filen kommer den innehålla samma information som ni ser i Clearance-vyns gränssnitt. Inklusive felmeddelanden som endast finns i dokumentdetaljer under kolumnen Description.

6. Clearance-inställningar

Alla inställningar relaterade till Clearance-tjänsten kan nås via sektionen för inställningar. Den är för tillfället bara tillgänglig i Pagero Onlines gamla gränssnitt. Notera att det bara är företagets administratör som har tillgång till att ändra dessa inställningar.