Den här artikeln förklarar hur du hanterar de dokument som skickas till dina mottagare via Pagero Online. Den beskriver åtgärder du kan vidta i det gamla Pagero Online-gränssnittet.
1. Hur man kontrollerar om mina dokument skickades korrekt
2. Hur man tolkar leveransstatus i Pagero Online
3. Hur man hanterar felaktiga dokument
4. Vart man ser sina mottagna dokument
5. Hur man exporterar dokument från Pagero Online
1. Hur man kontrollerar om mina dokument skickades korrekt
När en faktura har skickats kan du kontrollera statusen på dina fakturor i Pagero Online genom att klicka på Mina dokument i vänstra menyn och sedan på undermenyn Skickade dokument. Du kan göra en noggrannare sökning med hjälp sökfälten, men inget fält är obligatorisk. Klicka sedan på Sök för att se fakturorna som skickats under de senaste 90 dagarna.
Observera att Pagero kommer endast behålla dokumenten under de senaste 90 dagarna.
Du kan även se en PDF-presentation av din E-faktura genom att klicka på "View Presentation", efter du har klickat dokumentet i sökresultatet.
För att kontrollera bilagorna kan du klicka på ditt skickade dokument i sökresultatet och sedan välja menyvalet "Bilagor >>" som du finner nedtill höger under "Faktura", se bilden ovan. I undermenyn ser du din ursprungliga PDF fakturabilaga. Under "Ej distribuerade bilagor >>" finner du XML-källfilen.
Tänk på att din mottagare också kan avvisa dokument om de hittar ett felaktigt värde eller om de upplever ett problem. I det här fallet får du ett Pagero meddelande och du hittar mer information om problemet i menyvalet Mina dokument - Hantera felaktiga dokument.
2. Hur man tolkar leveransstatus i Pagero Online
Klar
Leveransen är klar, detta är en slutlig leveransstatus.
Klar (Hämtad)
Inkommande leverans av filen är klar. Filen som har mottagits i Pagero Online, och har även hämtats av mottagaren från Pagero Online via vald kommunikation. Denna status kan också visas på utgående filer om mottagaren tar emot dokumentet via Pagero.
Väntar på att levereras
Dokumentet ska skickas. Inga åtgärder behövs. Denna status kan också visa när dokumentet redan har skickats men mottagarens tjänsteleverantör ännu inte har skickat en teknisk bekräftelse till Pagero om dokumentmottagningen, som
Fel hos mottagaren
Något är fel har inträffat som relaterar till leveransen av dokumentet. Denna status är antingen genererat av mottagarens tjänsteleverantör eller mottagaren själva. Processstatusen kommer att vara "Handled by Pagero" och ska hanteras av Pagero support.
Olevererbar / Avvisad
Dokumentet kunde inte levereras till eller har avvisats av mottagaren. Detta är en slutlig leveransstatus. Processstatusen kommer att vara Inväntar på interaktion av användare, och beroende på avsändarens inställningar kommer de att informeras om orsaken till avvisningen.
Om dokument avbryts eller tags bort kommer dess status anges som Cancelled. (Vid dessa fall är dokumentets leveransstatus inte längre av betydelse då dokumentet har avbrutits / tagits bort.)
3. Hur man hanterar felaktiga dokument
Inte alla utgående fakturor når sin destination. Detta kan hända av många anledningar som brett kan delas in i två grupper: Dokument som avvisats av den mottagande tjänsteleverantören och Interna fel inom Pageros system. Om ett dokument har stoppats på grund av ett fel kan du söka upp dokumentet och få information om felet i Pagero Online.
Pagero Meddelanden
När en faktura stöter på ett fel som kräver dina åtgärder, skickas ett e-postmeddelande till den adress du har angetts i företagsuppgifterna i Pagero Online. Dessa e-postmeddelanden kan komma i olika mallar och språk baserat på dina inställningar, och även om e-postmeddelandet inte direkt informerar vilka fakturor som har stött på vilket fel, talar det om vart du kan gå för ytterligare information om problemet.
Här hittar du vart felmeddelandena finns i Pagero Online:
1. Logga in i Pagero Online
2. Navigera till Meddelanden - Inkorgen
Felhantering
1. Gå till Mina Dokument - Hantera felaktiga dokument eller Hantera felaktiga filer. Du kan antingen söka på ett specifikt dokumentnummer eller få en lista på alla dokument genom att lämna alla fälten tomma och trycka på Sök.
2. Under sökresultatet nedan kommer du se kategorierna Dokumentnummer, Mottagare, Distributionsmetod, när dokumentet skapades, Dokumenttyp och Sändläge.
3. Klicka på fakturan som du vill få en överblick på och för att se det fullständiga felmeddelandet.
Här kan du Ladda ned källdokumentet, Skicka om eller Radera dokumentet.
Om felmeddelandet är oklar eller svår att förstå kan du läsa våra FAQ-guider som finns i vårt Support Center, eller så är du välkommen att kontakta vår supportteam för ytterligare hjälp.
För vissa fel kan ogiltiga värden korrigeras direkt i den här vyn, som till exempel felaktig e-postadress eller referensnummer. För dessa felen kan du skriva in det nya värdet i fältet Nytt värde och klicka på Skicka om dokumentet.
Vid andra fel måste fakturafilen korrigeras i ditt faktureringssystem först innan den skickas om till Pagero Online. Glöm inte att radera det felaktiga dokumentet i Pagero Online innan du skickar om fakturafilen för att undvika dubbletter av samma faktura.
I vissa fall kan ditt dokument få statusen Handled by Pagero och detta betyder att dokumentet väntar på en manuell hantering av vår support. I dessa tillfällen behöver du vänta tills dokumentet skickats eller avvisats efter hanteringen. Beroende på varför dokument har avvisats hittar du dessa på två olika platser:
1. För dokument som avvisats med fel som kan korrigeras direkt i Pagero Online hittar du dessa under Hantera felaktiga dokument.
2. För dokument som avvisats med fel i källfilen och behöver åtgärdas utanför Pagero Online kommer dessa hamna under Skicka dokument med statusen Olevererbar / Avvisad. Här behöver dokumentet först korrigeras i ert affärssystem och sedan skickas om till Pagero Online.
4. Vart man ser sina mottagna dokument
1. Du kan hitta dina mottagna dokument genom att gå till Pagero Online och klicka på Mina dokument i den vänstra menyn och sedan på Mottagna dokument. Du kan göra en utförligare sökning med hjälp av de olika sökfälten, men inget fält är obligatorisk. Klicka Sök för att se fakturorna som mottagits under de senaste 90 dagarna.
Du kan hitta mer övergriplig information om en faktura i listan genom att klicka på den i sökresultatet. Här ser du status på fakturan, Ladda ned fakturan, Ladda ned PDF presentation (View presentation) och bilagorna som skickats med fakturan.
5. Hur man exporterar dokument från Pagero Online
I Pagero Online har du möjligheten att exportera en lista på dina mottagna eller skickade dokument. Du kan välja att få listan som excel kalkylblad (.xslx) eller csv-fil.
Den exporterade listan innehåller allmän information om de inkluderade dokumenten, som dokumenttyp, avsändar- och mottagarinformation, ordernummer, totalbelopp, valuta, förfallodatum och leveransstatus.
Så här kan du exportera dokumenten i Pagero Online:
1. Logga in i Pagero Online.
2. Gå till Mina dokument och, beroende på vad för lista du önskar, väljer du Skickade Dokument eller Mottagna dokument:
3. Använd sökfälten för att begränsa listan över dokument du vill exportera och klicka på "Sök". Exporten kommer endast att inkludera dokument som filtrerats med sökningen. Om inga sökkriterier anges kommer exporten att inkludera alla tillgängliga dokument.
4. När du är nöjd med sökresultaten klickar du sedan på Excel eller CSV på botten av listan där nedladdningen av exportfilen kommer starta. Exportfilen inkluderar samtliga dokument som sökts fram, inte bara de som visas på den aktuella sidan.
Exportera dokument från arkivet
Om du har arkivtjänsten i Pagero Online kan arkiverade dokument även exporteras. Detta måste göras separat från de dokument som inte ännu har arkiverats.
1. Använd sökfälten för att begränsa listan över dokument du vill exportera som tidigare och denna gången markerar du Sök även i arkivet för att inkludera arkivet i sökresultatet.
2. Gå till tabben Arkiverade dokument och klicka på Excel eller CSV på botten av listan. Detta kommer ladda ned en fil som inkluderar de visade dokumenten ifrån arkivet.