E-postdistribution erbjuder en alternativ metod för att skicka fakturor. Detta eftersom en stor mängd verksamheter fortfarande inte har övergått till att automatisera sitt dokumentflöde.
Inställningarna för E-postdistribution hanteras på Distribution-sidan. Kunder som ni önskar att skcika e-post mot kommer hanteras här. Den här artikeln innehåller instruktioner för hur ni lägger till och tar bort kunder från er E-postdistribution och hur man kan göra detta via en importlista. Andra inställningar kommer också förklaras här.
Innehållsförteckning
1. Email Distribution
Innan några document kan skickas måste ni först säkerställa att inställningen för e-mail distribution till bolaget är påslagen i Pagero Online. För att kontrollera detta loggar ni in i Pagero Online och navigerar till Distribution - Inställningar - General Settings och säkerställer att ni har Activate Email Distribution påslaget. Utan denna inställning påslagen kan inte era dokument nå kunderna via e-post. Den andra inställningen Send to email adress in document förklaras strax nedan.
Det finns två sätt att skicka fakturor via mail.
Send to email address in document: Med den här inställningen aktiv kommer Pageros system att leta efter mottagarens adress i dokumentet som du skickar. Har ni denna inställning påslagen behöver ni inte lägga till kunden manuellt i er distributionslista.
Using email recipients directory send documents: Det andra alternativet är att skicka dokument mot kunder via det kundregister som finns i ert Pagero Online-konto. Det används på samma sätt som för normala dokument med att man använder kundnummer i dokumentet som matchar mot mottagarens
e-postadress i kundregistret. Det kan uppdateras antingen manuellt en i taget eller med en importerad lista.
Navigate to Distribution - Recipients. Navigera till Distribution - Recipients. Här ser ni er e-postlista. Den inkluderar alla era existerande kunder och var ni kan lägga till nya. Ni kan också använda sökfunktionen för att snabbt hitta en specifik kund vid behov. Ni hittar den uppe till vänster.
Lägga till kund manuellt
Clicka på Add Recipient för att öppna ett nytt fönster där ni lägger in informationen som krävs för att lägga till kunden i er e-postlista. Fält markerade med en röd asterisk (*) krävs för att lägga till kunden.
- Customer number - Det här fältet används för att matcha dokumentet ni skickar in mot rätt kund. Kundnummer behöver finnas med även i filen som ni skickar in.
- Email - Här lägger ni in e-postadressen för kunden dokumentet ska skickas till.
- CC - Här kan ni lägga till ytterliggare adresser som dokumentet ska skickas mot som CC (Carbon Copy).
- Document type - Den här inställningen sätter vilken dokumenttyp det är ni skickar. För fakturatyper så som debet- eller kreditfaktura, välj Invoice.
-
Under Advanced hittar ni möjligheten att välja vilket format dokumentet ska skickas som. PDF är satt som standardinställning. Notera, ni måste ha avtalet för Email Distribution Advanced för att se dessa.
När ni har fyllt i alla obligatoriska fält som krävs klickar ni på Add recipient för att spara den nya kunden i er e-postlista. Den nya kunden kan enkelt redigeras i framtiden genom att ni klickar på den i er e-postlista. Det här tar fram samma meny som tidigare till höger på sidan. Här kan ni också ta bort kunden genom att klicka den röda Delete-knappen.
Lägga till kunder via en excel-lista
Om ni har en licens för Email Distribution Advanced kan ni ladda upp en lista på era kunder istället för att lägga till dem manuellt. Importen gör ni genom att klicka på Import Recipient List som öppnar ett nytt fönster där ni importerar er kundlista.
Dessa listor måste vara strukturerade på ett specifikt sätt i en Excel-fil för att de ska fungera. Du kan ladda ned en exempellista genom att klicka på knappen Download Sample file.
Utifrån denna fil kan du skapa din egen lista genom att följa exemplen som visas i den. Kom ihåg att radera alla rader med kommentarer (som börjar med #-tecken) innan ni försöker ladda upp det. När ni är klar med er fil, välj rätt dokumenttyp för era mottagare. Endast en dokumumenttyp kan användas per fil. Så om ni i framtiden har mottagare som har en annan dokumenttyp behöver ni importera en lista gjord för dessa.
Klicka sedan på Choose file. Leta sedan rätt på filen ni sparat och välj den. Däretfter klickar ni sedan på Import för att importera listan till er e-postlista. Ni borde inom kort se era nya mottagare.
Email-inställningar
Den här sektionen kommer gå igenom alla olika inställningar för mailtjänsten. Bland dessa kan ni ändra hur e-post ser ut när de skickas. Saker som ämne och e-postadress mail skickas från. För att komma åt dessa inställningar klickar ni på Inställningar på toppen av sidan.
Allmänna inställningar
Dessa inställningarna används för att aktivera olika typer av e-postdistributioner. Här kan ni aktivera funktionen samt också inställningarna för att skicka dokument till en mottagare som även har en inbäddad e-postadress i era filer.
- Activate email distribution möjliggör för ert företag att skicka dokument via epost till kunder som ni hanterar i ert kundregister.
- Send to email address in document möjliggör för epost att skickas till den adress som finns angiven i fakturafilen som ni skickar in.
2. E-postdistribution (gamla webben)
Innan några document kan skickas måste ni säkterställa att e-postdistribution är aktiverat under era inställningar för ert företag i Pagero Online. För att kontrollera detta, logga in i Pagero Online och navigera till Inställningar - Inställningar - Företagsinställningar - E-postdistribution. Här kontrollerar ni att inställningen E-postdistrubition är aktiverad. Den andra inställningen Skicka till e-post-adress i dokumentet kommer vi gå igenom längre ner.
Det finns två sätt att skicka dokument via e-post.
Skicka till e-postadress i dokumentet: Med denna inställningen aktiverad kommer Pagero Online leta efter mottagarens e-postadress i dokumentet som ni skickar. Om den här inställningen är aktiverad så kommer ni inte behöva lägga till en adress i er e-postdistribution i Pagero Online.
Skicka genom att använda e-post i E-postdistribution: Det andra alternativet är att skicka dokument till era kunder genom att använda e-postregistret i Pagero Online. Det här används till stor del på samma sätt som när man skickar vanliga e-fakturor till kunder i kundregistret. Matchning för att skicka mot e-post görs genom ett kundnummer i registret mot den e-postadress dit dokumentet ska skickas. Man kan lägga till adress och kundnummer manuellt eller importera detta via en lista. För att se alla era nuvarande e-postkunder navigerar ni till Kungregister - Epostdistribution.
Lägga till kund manuellt
Navigera till Kundregister - E-postregister och klicka på Lägg till e-postadress.
- Kundnummer - Denna används för att matcha dokument mot korrekt mottagare. I och med detta behöver samma kundnummer finnas i dokumentet ni skickar.
- E-post - Här för ni in den e-postadress som dokumentet ska skickas till.
- Cc E-post - Här lägger ni till ytterliggare adress till vilken dokumentet ska skickas till
som CC (Carbon Copy).
Ni kan nu se att kundnummer och e-postadress har lagts till i er lista över kunder. Ni kan nu redigera och radera den befintliga kunden.
Lägga till kunder via excel-lista
Om ni behöver lägga till eller redigera flertalet mottagare är det snabbaste sättet att göra detta via en excel-lista med era kunders info. Börja med att navigera till Kundregister - E-postdistribution - Importera epostadresser.
Om ni klickar på Hjälp-knappen öppnas ett nytt fönster med instruktioner och exempelfiler som ni kan använda för att skapa er kundlista. Klicka på exampleFileXlsx för att ladda ner mallen.
Listan kommer bestå av kolumner för kundnummer och mottagarens e-postadress. Kolumn C måste ni ta bort före ni laddar upp filen i Pagero Online.
När er lista är redo, navigera tillbaka till E-postdistribution igen och välj Importera e-postadresser. Välj er lista genom att klicka Välj fil och sedan på Ladda upp filen. Om er lista innehåller fel kommer systemet ge er en varning. Annars importeras listan.
3. Avancerad E-postdistribution.
Avancerad E-postdistribution är en separat tjänst som tillåter leverans av e-dokument via e-post till era mottager. Detta är användbart om ni har en affärspartner som inte har möjlighet att ta emot e-faktura. Grundläggande e-postdistribution tillåter bara sändning av faktura i PDF-format vilket inte är ett strukturerat e-dokument som kan skickas mellan ekonomisystem.
Med Avancerad E-postdistribution får ni möjligheten att:
-
Välja ett strukturerat format (från hela vårt utbud av publika format) per dokumenttyp, så att alla e-postdistribuerade sändningar gällande dokumenttypen levereras i det valda formatet.
-
Välja ett format per dokumenttyp och per mottagare. Vilket möjliggör för er att möta kraven som olika affärsspartners kan tänkas ha.
-
Ändra standardavsändare på e-postadressens prefix och andra inställningar.
Sändningstinställningar
Klicka på tabben till vänster som heter Sending så kan ni komma åt ytterliggare inställningar för att skicka era dokument via inställningar. Notera att ni måste ha avtalet Email Distribution Advanced för att komma åt dessa inställningar.
- Sender email prefix - Den här inställningen låter er sätta en unik text som kommer vara del av den skickande adressen. Av domäntekniska säkerhetsskäl tillåter vi bara att @pageroonline.com användas som domän.
- Reply to address - Denna inställning styr över vilken standard svarsmail ska vara. Den används för när ni vill att era klienter ska svara till en annan adress än den som mail skickats från.
- Document specific configuration - Manage document specific configuration - Här kan ni välja standardinställningarna per dokumenttyp. Under Format kan ni välja vilket format som ska användas som standard för varje korresponderande dokumenttyp.
Notera. Email Distribution Advanced kommer med en merkostnad. Detaljerna hittar ni i Pagero Store.