Den här guiden beskriver hur ni kan använda Pagero Online för att manuellt skapa en e-faktura och skicka till era kunder. För att komma åt den, klicka på ’Skapa dokument’ i toppmenyn. Ni kan även nå denna via genvägssektionen, som finns i botten till vänster på huvudsidan.
Innehållsförteckning
1. Skapa faktura
Genom Skapa dokument kan ni antingen skapa en faktura på nytt eller via en tidigare sparad mall för att skicka till era kunder. Om det är första gången ni skapar en faktura via portalen kan ni i slutet av denna process spara denna som en mall.
Genom att använda en tidigare sparad mall kan ni justera de värden som diffar för den nya fakturan, istället för att föra in alla värden på nytt. Notera att sparade mallar gäller mot sina specifika kunder.
För att använda en redan sparad mall, klicka på den mall ni önskar använda och sedan på knappen för Skapa faktura från mall.
För att skapa en ny faktura måste du först välja en kund och sedan fakturatyp. Använd dropdown-menyn för att se dina alternativ. Om du inte kan hitta önskad kund i dropdown-menyn behöver du först lägga till dem i ditt kundregister.
I dropdown-menyn kommer du se alternativ tillgängliga för din faktura. Några fält kommer automatiskt vara ifyllda baserat på information från systemet medans vissa kommer ni behöva fylla i själva.
Fällt som måste fyllas i kommer att vara markerade med en röd asterisk, den visas som på skärmbilden nedan. Ni måste fylla i alla dessa för att kunna spara fakturan.
Fält som inte är markerade med någon röd asterisk är valfri att fylla i, några kunder och format kan dock kräva ytterligare uppgifter.
I höger kolumn på sidan, kan ni se er fakturasammanfattning. Den kommer uppdateras under tiden som ni skapar er faktura.
Mottagardetaljer
Mottagarens detaljer är automatiskt ifyllda baserat på informationen från kundregistret. Du kan redigera vissa av dessa detaljer genom att klicka på Redigera-knappen intill fälten med möjlighet till detta.
Notera att redigeringar som gjorts här enbart gäller för fakturan som skapas och sparas inte i det kundkort som finns i Pagero Online.
Fakturadetaljer
Här för du in dina fakturadetaljer. Den här sektionen visar som standard några grundläggande fält, men fler fills tillgängliga att lägga till efter behov.
De generella kraven här är att fakturan måste ha med ett fakturanummer, fakturadatum och ett förfallodatum.
För ytterligare fält kan ni klicka Lägg till fält vilket öppnar en meny till höger med valbara tillägg till fakturan. Kryssa i de fält som du vill lägga till och fortsätt sedan med att fylla i önskad information i dessa.
Artiklar
Här lägger ni in de artiklar som ska faktureras per rad på fakturan.
De grundläggande kraven för artikelraderna är att det ska fyllas i artikelnamn, kvantitet, enhet, artiklens pris och momssats. Slutsumman kommer sedan räknas ut och läggas till i totalen av Pagero Online.
Om er artikel är undantagen från moms, måste ni fortfarande inkludera en momssats på denna och lägga
till att artikeln är undantagen från moms.
För att lägga till rader, klicka på Lägg till rad så många gånger som önskas.
För att ta bort en rad, tryck på ikonen med en soptunna efter raden.
Notera att för att kunna skicka er faktura så får det inte finnas några tomma artikelrader om ni lade till fler rader. Då behöver ni ta bort överflödiga rader.
För att lägga till ytterligare fält till en rad i taget klickar ni på + symbolen i slutet av raden.
För att lägga till ytterligare fält till alla rader, klicka på knappen Lägg till fält i alla rader. Rutan med fält som går att lägga till kommer synas till höger.
Om ni har lagt till mer fält till er artikelrad kan ni klicka Expandera Alla för att visa alla fälten för varje rad, eller Kollapsa alla för att se bara grundläggande fält. Ni kan också klicka på pilen till vänster om raden för att kollapsa en specifik rad.
Rabatter och avgifter
Om ert dokument innehåller någon rabatt eller avgift på dokumentet, kan ni lägga till dessa genom att klicka på det relevanta alternativet.
Det här kommer ta fram fler fält relaterat till vad det gäller. De här funkar på samma sätt som för artikelraderna genom att lägga till fält beroende på behov.
Fakturatotal
Fakturatotalen visar fakturans summa beräknad enligt informationen som förts in i de föregående sektionerna.
För valuta, använd dropdown-menyn för att välja valuta.
Kryssa i rutan för avrundning om det är applicerbart.
Klicka Lägg till fält för att inkludera moms (VAT) i andra valutor om det behövs.
Information om avsändaren
Vissa detaljer om avsändaren kommer fyllas i baserat på informationen på ert konto. Ni kan redigera detta med Redigera-knappen.
För att kunna skicka fakturan måste det finnas minst ett betalkonto fakturamottagaren kan betala till under information om avsändaren.
Klicka på Lägg till konto och fyll i relevant information. För att lägga till fler betalalternativ, klicka på Lägg till konto för önskat antal konton.
För att kunna sända fakturan måste varje rad med konto vara ifyllt. Om för många rader har lagts till, ta helt enkelt bort de rader som är överflödiga med soptunnan till höger.
Bilagor
Om ni vill lägga till bilagor till fakturan kan ni göra det i följande steg.
Välj Lägg till bilaga för att ladda upp en fil från er dator. Du kan bara ladda upp en fil åt gången, men du kan lägga till fler bilagor en åt gången.
Klicka Välj fil för att öppna er filhanterare och välj filen att ladda upp.
Notera, för att kunna skicka fakturan så måste ni ta bort tomma rader med bilagor som kan ha lagts till. Klicka på soptunnan för att ta bort överflödiga rader för bilagor.
När ni fyllt i all information i varje sektion så är ni er faktura redo. Använd alternativen längst ner för att fortsätta.
Avbryt faktura låter er avbryta hela fakturan som ni skapat.
Spara som mall låter er spara fakturan som en mall. Ni kommer sedan kunna använda denna mall för framtida fakturor och bara och endast redigera den data som har förändrats för den nya fakturan. För att spara mallen kommer ni bli promptad att ange en beskrivning för denna.
Förhandsvisning låter er förhandsvisa fakturan som en PDF-presentation. Den här PDF:en kommer hämtas hem lokalt till er dator.
Skicka (Produktion) kommer skicka fakturan till mottagaren. Om ni vill skicka fakturan som ett test kan ni klicka på pilen för att få fram fler sändningslägen och en beskrivning av dessa.
Om det saknas någon information som krävs för fakturan när ni klickar på Skicka kommer ni få en notifikation som poppar up till höger längst ner på skärmen.
Det fältet som saknar information eller har felaktig information kommer ha en röd linje och markeras med ett rött x.
När väl fakturan framgångsrikt har skickats kommer ni se en notifikation botten till höger på skärmen.
Ni kan nu kolla i era dokument för att verifiera statusen på fakturan. Läs Dokument för mer information.
Notera att document bara är tillgängliga i 90 dagar i Pagero Online om ni inte har avtal för arkivtjänsten.
2. Ladda upp
Här kan ni manuellt ladda upp ett dokument från ert system till Pagero Onlines process.
Den här funktionen kräver att ni har ett specifikt avtal för detta i Pagero Online, kontakta er säljkontakt eller sök up denna i Pagero Store för mer information.
Välj Välj fil för att ladda upp en fil från er dator till Pagero Online.
Använd dropdown-menyn för att välja önskad dokumenttyp.
För att skicka dokumentet, klicka på knappen Skicka (Produktion). För att se andra sändlägen och information före ni skickar, klicka på pilen nedåt för att öppna dropdown-menyn för fler alternativ.
3. Inställningar
Här kan ni konfigurera inställningar för fakturaportalen. Dessa inställningar kommer gälla alla nya fakturor som ni skapar efter att inställningarna applicerats. Notera att alla ändringar ni gör i era inställningar inte överförs till era sparade mallar.
Under General kan ni ställa in grundläggande förfallodatum genom att sätta ett numeriskt värde av dagar under Förvalt förfallodatom.
Under konton kan ni ställa in era bankkonton.
Klicka på Lägg till konto för att lägga till ett nytt konto och fyll sedan i relevant information.
När väl ändringarna är gjorda kommer en pop-up synas i botten på er skärm med en prompt om att ni ska spara era ändringar.