På sidan Manage Orders kan du granska ditt orderflöde. Här hittar du detaljerad information om dina beställningars status och innehåll.
Innehållsförteckning
- Generell information
- Vem är det för?
- Hur fungerar det?
- Manage Orders i Pagero Online
- Fakturatyper
- Ordertyper
1. Generell information
Manage Orders är en avancerad applikation tillgänglig på Pagero Online-plattformen som optimerar orderhanteringsprocessen för leverantörer och köpare. Denna kostnadsfria tjänst möjliggör för leverantörer att ta emot och besvara inköpsorder från köpare.
Manage Orders erbjuder en centraliserad plattform som förenklar hela processen, från orderläggning till slutlig fakturering, vilket underlättar för båda parter att hantera beställningar på ett effektivt och tidsbesparande sätt. Applikationen tillhandahåller dessutom uppdateringar i realtid, vilket ger användare fullständig insyn i beställningar och hjälper till att hålla sig uppdaterade om sin verksamhet samt säkerställa snabba leveranser.
2. Vem är det för?
Denna tjänst är särskilt fördelaktig för företag som saknar ett befintligt ordersystem eller som söker ett snabbt och enkelt sätt att komma igång. Den är även fördelaktig för företag som vill använda Manage Orders som ett hybridverktyg tillsammans med sitt befintliga system för att möta kundernas krav.
Tjänsten är anpassad för individer inom ett företag som ansvarar för orderhantering, drift eller logistik, såsom Supply Chain Manager eller Operations Manager. Som användare av Manage Orders kan leverantörer enkelt ta emot, bearbeta och hantera inköpsorder direkt genom vår portal. De kan säga adjö till manuellt pappersarbete och spridda e-postmeddelanden – allt de behöver finns bekvämt samlat på ett och samma ställe.
3. Hur fungerar det?
Orderhanteringsprocess
När en inköpsorder tas emot kan leverantörer snabbt svara med en orderbekräftelse, där de ger korrekta detaljer och bekräftar sitt åtagande att uppfylla beställningen. Genom att skapa leveransaviseringar kan leverantörer hålla sina kunder informerade om statusen på deras beställningar.
Användare kan lägga till viktig information såsom leveransdatum, spårningsnummer, transportörsdetaljer och mer för att säkerställa smidig leveranslogistik. När paketet har skickats får köparen omedelbara aviseringar, vilket främjar transparens och förtroende. När allt är klart kan leverantörer enkelt omvandla ordern till en faktura med bara några klick, vilket säkerställer en sömlös övergång från order till fakturering.
Optimal orderinsyn och kommunikation
Med Manage Orders får leverantörer en omfattande översikt över alla sina beställningar, vilket gör det enkelt att spåra och hantera hela orderlivscykeln. De kan hålla sig uppdaterade med köparinformation, leveransdetaljer, eventuella bilagor, önskade leveransdatum, orderhistorik och en detaljerad lista över beställda artiklar med motsvarande artikelnummer och kvantiteter. Dessutom kan leverantörer enkelt kommunicera med köpare genom att lägga till anteckningar, såsom att indikera artiklar som tillfälligt är slut i lager.
Effektiva Aviseringar
Vårt system säkerställer att leverantörer aldrig missar en viktig beställning. De får e-postaviseringar varje gång en ny beställning tas emot, vilket möjliggör snabba åtgärder och minskar svarstiden. På så sätt kan de hålla kontakten med sina kunder och säkerställa snabb orderhantering för att öka kundnöjdheten.
Orderstatus
I Manage Order-applikationen, kan användare enkelt spåra statusen på sina beställningar. Dessa statusar ger värdefull information om varje beställnings framsteg och status, vilket hjälper användarna att hålla sig organiserade och fatta välgrundade beslut.
De tillgängliga statusarna är:
- Accepted: Leverantören har godkänt ordern.
- Accepted with Changes: Leverantören har godkänt ordern med vissa ändringar.
- Rejected: Ordern har blivit nekad av leverantören.
- Partially Delivered: Endast en del av beställningen har levererats.
- Fully Delivered: Den fullständiga ordern har levererats.
- Partially Invoiced: Endast en del av beställningen har fakturerats.
- Fully Invoiced: Hela beställningen har omvandlats till en faktura.
Dessutom kan användare enkelt filtrera beställningar baserat på deras specifika statusar, vilket möjliggör effektiv sortering och fokuserad uppmärksamhet på beställningar med önskade statusar. Denna funktion effektiviserar orderhanteringsprocessen, vilket gör det möjligt för användare att prioritera och hantera sitt arbetsflöde på ett effektivt sätt.
4. Manage Orders i Pagero Online
Du hittar Manage Orders i toppmenyn. Efter att ha klickat där kommer du se en lista över alla dina beställningar och allmän information i följande kolumner:
- Buyer
- Order Number
- Amount
- Requested delivery
- Received
Du kan också begränsa dina beställningar genom att filtrera dem efter status eller använda sökfältet.
För att hitta mer detaljerad information, klicka på det ordernummer du vill granska. Till exempel, du kommer att hitta korrekt information om artiklar i en specifik order samt historikloggen för dokumentet. Här kan du också börja skapa orderbekräftelse, leveransavisering eller faktura relaterad till ordern.
Skapa Ordersvar
Efter du mottagit ordern är den första uppgiften att skicka ett ordersvar tillbaka till kunden. Med order svar kan du antingen acceptera ordern som den är eller skapa ändringar baserat på vad du kan leverera. Dessutom kan du lägga till extra avgifter såsom frakt eller rabatter.
Skapa leveransavisering
Efter ordersvar är nästa dokument du skickar leveransaviseringen som kommer att lista alla levererbara artiklar. Här kan du lägga till viktig information om själva leveransen, såsom beställningsnummer, leveransdatum och eventuellt spårningsnummer.
Skapa faktura
Det sista dokumentet för att avsluta order-leveranskedjan är fakturan. Skapandet av fakturan fungerar liknande som den gör i vår vanliga fakturaportal. Fakturor som skapas genom orderportalen har några extra fält, såsom referensbart beställningsnummer, så att fakturan kan matchas direkt till en viss beställning.
5. Fakturatyper
Fakturor kan bli genererade direkt i Manage Orders portalen, vilket möjliggör för leverantörer att snabbt och korrekt skapa och skicka fakturor till köpare. Det är viktigt att notera att när vi hänvisar till 'Fakturor' finns det olika undertyper tillgängliga, inklusive standardfakturor, debetfakturor och kreditfakturor.
6. Ordertyper
Manage Orders tillgodoser olika beställningstyper och anpassar sig till en mängd affärsscenarier. Oavsett om det är inköpsorder, expressorder, ramavtal, avropsorder, försäljningsorder, stående order eller cross-docking-order, vår plattform säkerställer en smidig och effektiv hantering av alla dina beställningar.