Pagero Online eArchive - FAQ

Pagero eArchive-lösning är en extra tjänst som erbjuds av Pagero Online som hjälper dig att lagra dina finansiella och affärsdokument lagligt när de skickas via Pagero Network. Lösningen är anpassningsbar till flera lagkrav och är utformad för att anpassas till relevanta landspecifika krav med minimal konfiguration från dig som kund. Utan e-arkivlösningen kommer dina dokument att lagras i Pagero Online i 90 dagar.

Vad är retentionstid?

Retentionstid är den period som lokala regler kräver att vissa finansiella eller redovisningsdokument, som fakturor, måste sparas. En jurisdiktion kan dock ha olika retentionstider för samma dokumenttyp beroende på transaktionen. Detta kallas retentionstyp.

Vad betyder de olika retentionstyperna?

Eftersom Pagero erbjuder en global arkiveringslösning har vi anpassat och grupperat retentionstyper från olika jurisdiktioner i följande kategorier:

  • Standard – Dokument, som fakturor, måste arkiveras under en viss standardiserad tid. De flesta finansiella dokument som företag skapar, utbyter och tar emot följer denna standard, om det inte finns några särskilda arkiveringskrav.
  • Kapital / investeringsobjekt – En särskild regel bestämmer hur länge dokument om köp och försäljning av kapital- och investeringsobjekt ska sparas, beroende på lagarna i varje område.
  • Fast egendom / fastigheter – En särskild regel bestämmer hur länge dokument om köp och försäljning av fastigheter ska sparas, beroende på lagarna i varje område.
  • Justeringssystem och andra specialfall – En särskild regel bestämmer hur länge dokument om transaktioner under justeringssystem (som speciella avskrivningssystem eller OSS/IOSS-system) eller andra speciella tillgångar (som oljeutrustning) ska sparas, beroende på lagarna i varje område.

Mer information om landspecifika arkiveringskrav och retentionstider som har kartlagts av Pagero finns i avsnitt 8 "Dokumentarkivering" i respektive lands Compliance Report (CCR). Du kan begära CCR för ditt land från ditt konto- eller leveransansvarige, eller ladda ner det själv om du har köpt Pageros Compliance Library.

Hur beräknas retentionstid?

Eftersom olika områden har olika regler för när retentionstiden börjar (t.ex. från transaktionsdatumet, från början av nästa kalenderår, från slutet av bokföringsår, etc.), använder Pagero en standardregel som säger X år +. När denna tid har gått, tar Pageros arkiveringslösning automatiskt bort dokumenten och all tillhörande metadata.

Om du har valt att konfigurera din egen anpassade retentionstid istället, gäller regeln konfigurerad retentionstid X år + 1 år.

Varför rekommenderar Pagero att jag väljer en fördefinierad retentionstyp istället för att anpassa min egen?

Om du väljer en fördefinierad retentionstyp kan Pagero automatiskt uppdatera retentionstiden om lagarna ändras, utan att du behöver göra något. Du får ett meddelande via Pageros Compliance Alert-tjänst om retentionstiderna ändras.

De fördefinierade retentionstyperna är baserade på en utredning av lagar som Pageros Regulatory Affairs-team har gjort. De alternativ du får beror på vilket land du har valt i inställningen 'Välj jurisdiktion', och varje typ är anpassad efter ditt lands specifika krav.

Om du väljer att anpassa retentionstiden själv, kan Pagero inte uppdatera den automatiskt åt dig. Du måste då själv hålla koll på reglerna och göra nödvändiga ändringar.

Jag vet inte vilken retentionstid som behövs för mina dokument, vem ska jag vända mig till inom min organisation?

Arkiveringsregler och retentionstider styrs av lagar, oftast skatte-, redovisnings- eller kommersiell lagstiftning. För att ta reda på vilka regler som gäller för dig, kan du fråga din skatte-, redovisnings- eller ekonomiavdelning, eller en extern skatterådgivare. Du kan också titta i Pageros Country Compliance Reports för att få viss vägledning, men kom ihåg att de ger generell information och inte tar hänsyn till specifika omständigheter för din verksamhet.

 

För mer information om hur du konfigurerar dina arkiveringsinställningar, se artikeln om hur du konfigurerar retention preferenser.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan